O melhor software de edição e gerenciamento de documentos pode tornar mais simples e fácil o gerenciamento de seus documentos em um ambiente de equipe.
Os melhores aplicativos de edição de documentos1. Microsoft 365
2. Evernote
3. Escritório WPS
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
O software de edição e gerenciamento de documentos tornou-se cada vez mais comum à medida que as empresas continuam a promover o trabalho em casa. Isso significa que os funcionários podem trabalhar remotamente e, ao mesmo tempo, colaborar e salvar os mesmos documentos em que estão trabalhando.
Embora existam vários pacotes de escritório e opções de armazenamento de documentos disponíveis, nem todos funcionam bem quando se trata de colaboração. Não é simplesmente o caso de os funcionários precisarem ser capazes de compartilhar arquivos tanto quanto trabalhar nos mesmos arquivos em tempo real, como planilhas e documentos.
Isso significa que o melhor software de edição e gerenciamento de documentos precisa ser capaz de dar conta disso, ao mesmo tempo em que mantém um sistema adequado de arquivamento e arquivamento, ao mesmo tempo que mantém esses arquivos disponíveis para edição em equipe, conforme necessário. Freqüentemente, isso envolverá serviços de armazenamento de documentos em nuvem integrados ao software ou, pelo menos, disponíveis como uma opção.
Portanto, apresentaremos o melhor software de edição e gerenciamento de documentos abaixo, que não só facilita o trabalho das equipes, mas também garante o armazenamento seguro de documentos.
- Apresentamos o melhor armazenamento em nuvem.
1. Microsoft 365
O pacote de produtividade de escritório original e melhor
Razões para comprar
+ Líder de mercado + Ferramentas essenciais de escritório + Baseado em nuvemO Microsoft Office é provavelmente a plataforma que a maioria das pessoas pensa primeiro quando se trata de suítes de produtividade de escritório, com o Microsoft 365 baseado em nuvem (anteriormente chamado de Office 365) sendo a encarnação mais recente.
O que garantiu que o Office se tornasse líder de mercado é a forma abrangente como os dados podem ser cobertos por diferentes aplicativos e movidos entre eles, tornando o trabalho mais eficiente e descomplicado. Com o Word, Excel, PowerPoint e Outlook formando os programas principais, eles cobrem tudo, desde documentos, planilhas, apresentações e e-mails - na verdade, cobrindo a maioria das necessidades essenciais do escritório. Além disso, o OneDrive oferece salvamento e backups online para manter seus arquivos protegidos.
Embora existam alternativas ao Microsoft 365, a maioria dos rivais tenta acompanhar a Microsoft em vez de fornecer novos recursos inovadores, e o Microsoft 365 continua sendo o pacote de escritório com a gama mais abrangente de recursos. E mesmo se você usar uma dessas alternativas, é provável que trabalhe com formatos de documentos criados especificamente para o MS Office e lide com dados de clientes e fornecedores que usam a plataforma MS Office.
Embora o Microsoft 365 tenha seus críticos, o resultado final é que ninguém faz a produtividade do escritório melhor do que a Microsoft, e os principais aplicativos do Office ainda precisam ser melhorados.
2. Evernote
Rei da anotação
Razões para comprar
+ Processa notas escritas à mão + Fácil colaboração + Boa variedade de integrações de aplicativosReduzindo um pouco a tela, o Evernote, como o próprio nome sugere, é especializado em anotações, arquivamento e compartilhamento, e foi amplamente adotado no local de trabalho (e por indivíduos) por vários anos.
Apesar de sua composição digital, ele pode processar notas escritas à mão, bem como recibos e arquivos de áudio e torna tudo acessível tanto em desktops quanto em dispositivos móveis. Também possui o fator de colaboração, com usuários capazes de trabalhar em cadernos compartilhados que se atualizam instantaneamente na edição.
O Evernote está disponível para empresas com modelos básicos, plus e premium. Isso expande o armazenamento da oferta gratuita e torna mais fácil compartilhar conteúdo, digitalizar documentos importantes, capturar brainstorms centrados em imagens e controlar as finanças.
Você pode muito bem estar pensando que o Evernote funcionaria bem além, em vez de, seu processamento de texto e ferramentas de produtividade atuais. Essa demanda foi observada - trocadilho intencional - e o serviço pode ser totalmente integrado com Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce e outros.
3. Escritório WPS
Um poderoso pacote de escritório móvel gratuito
Razões para comprar
+ Grande variedade de recursos + Suporta ampla variedade de tipos de arquivos + Gerenciador de PDF + Uso grátisO WPS Office é um pacote de produtividade de escritório tudo-em-um com uma gama completa de recursos de edição e gerenciamento de documentos.
Embora esteja disponível para download em PCs com Windows, ele obteve um sucesso especial como um pacote de escritório móvel para iOS e Android.
Embora a versão para PC tenha uma versão gratuita básica e uma versão paga mais avançada, a versão móvel do WPS Office é gratuita e suportada por anúncios não intrusivos, embora você possa pagar uma assinatura para removê-los.
Onde o WPS Office se destaca é o grande número de tipos de arquivos diferentes que podem ser editados ou gerenciados, desde uma ampla variedade de tipos de documentos a formatos de arquivo adicionais, como PDF e XML, bem como vários tipos de arquivos de programação.
É fácil converter arquivos de escritório entre tipos, seja em documentos, planilhas ou apresentações, e há um editor e gerenciador de PDF totalmente funcional incluído gratuitamente.
Os arquivos podem ser salvos automaticamente na nuvem por meio de vários serviços, incluindo Google Drive, DropBox e OneDrive.
- Leia nossa análise completa do WPS Office.
4. PandaDoc
Gerenciamento de documentos para impulsionar seus resultados financeiros
Razões para comprar
+ Recursos especiais para negócios e vendas + Fácil de gerenciar, organizar e reutilizar ativosRazões para evitar
-Nenhuma opção de colaboração ao vivo em documentosO gerente de documentos com foco em vendas, o PandaDoc, descreve a si mesmo como "o futuro dos documentos" e relata estatísticas que aparentemente mostram a diferença que faz para os resultados financeiros de sua empresa. De acordo com o serviço, os clientes relatam 50% menos burocracia, taxas de fechamento 30% maiores e valor 15% maior por taxa de fechamento graças ao PandaDoc.
Sua equipe de vendas está salivando, mas o que exatamente o programa faz? Bem, os recursos incluem um editor de documentos que vem com modelos temáticos para branding consistente, conteúdo e bibliotecas de imagens para armazenar ativos reutilizáveis, calculadoras de custo e margem, análise de documentos para mostrar quanto tempo as pessoas gastam em cada item, configuração, preço e cotação (CPQ ) ferramenta e muito mais.
Embora os espaços de trabalho estejam disponíveis para colaboração, vários usuários não podem acessar e trabalhar em um documento ao mesmo tempo, o que parece uma desvantagem. No entanto, o foco comercial do PandaDoc atrairá aqueles que desejam gerenciar vendas e finanças especificamente por meio de seu gerenciador de documentos, algo que os outros serviços que abordamos não oferecem.
5. Adobe Document Cloud
Para gerenciamento abrangente de PDF
Razões para comprar
+ Editar e gerenciar PDFs + opção de assinatura + Mesclar arquivosRazões para evitar
-Limitado a arquivos PDFO Adobe Document Cloud funciona com o arquivo PDF proprietário, em vez de uma variedade de tipos de arquivos comuns como alguns dos softwares listados acima. No entanto, nos negócios, os arquivos PDF são onipresentes, portanto, faz sentido ter um pacote de software dedicado que possa não apenas trabalhar com eles, mas também permitir a mais ampla gama de recursos de edição.
Embora muitas pessoas estejam familiarizadas com o arquivo PDF somente leitura, o Adobe Document Cloud permite toda a gama de criação e edição, mesmo com arquivos PDF existentes. Existem também recursos adicionais, como a capacidade de mesclar PDFs, proteção por senha, bem como recursos de assinatura de PDF para acordos de devolução.
Isso torna o Adobe Document Cloud incrivelmente versátil e útil como plataforma de edição e gerenciamento de documentos, permitindo controle total de seus arquivos de maneiras que os formatos de documentos comuns não suportam.
Além disso, como muitas empresas digitalizam documentos em formato PDF para seus arquivos digitais, isso torna o Adobe Document Cloud uma parte ainda mais essencial de sua gama de software de escritório, mesmo se você também usar outros programas para tarefas diferentes.
E como os documentos podem ser comumente exportados para o formato PDF por outro software de escritório, isso pode tornar o Adobe Document Cloud algo como um controlador mestre para toda a edição e armazenamento de documentos.
- Leia nossa análise completa do Adobe Document Cloud.
Considere também estes editores de documentos
Sobrecarga de documentos em sua empresa? eFileCabinet está aqui para ajudar, capturando, armazenando, gerenciando e compartilhando arquivos. Ele também vem como um aplicativo móvel, permitindo que os usuários cliquem e façam upload de fotos de documentos, que podem então ser processados e arquivados.
A Microsoft quer cuidar de seus rabiscos e textos mais curtos, bem como de seus documentos mais longos, com Uma nota enfrentando o Evernote no mundo da edição e gerenciamento de notas. Aqueles que já estão bem integrados no ecossistema do Office podem muito bem optar pela versão da Microsoft.
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