O Smartsheet não é sua plataforma típica de gerenciamento de projetos. Em vez disso, é um software de planilha semelhante ao Excel que permite a exibição de dados intrincados. Embora a plataforma possa liberar uma tonelada de flexibilidade para sua empresa, é necessário um gerente que realmente ame planilhas para obter o máximo deste software. O Smartsheet não é especialmente fácil de usar e carece do design intuitivo de muitos de seus concorrentes dedicados ao gerenciamento de projetos.
Planos e preços
O Smartsheet tem duas camadas de plano para pequenas empresas e duas opções de plano personalizado para médias e grandes empresas.
O plano individual custa $ 19 por usuário por mês ou $ 168 por usuário por ano se pago anualmente. Isso inclui muitas funcionalidades do Smartsheet, mas deixa de fora a capacidade de rastrear o progresso e gerenciar os usuários em uma equipe.
O plano de negócios custa $ 32 por usuário por mês ou $ 300 por usuário por ano se pago anualmente. Isso adiciona o recurso Log de atividades, gerenciamento de grupo, painéis personalizados e relatórios. Observe que o plano de negócios requer que você compre um mínimo de três licenças.
Os planos Enterprise e Premier são projetados para empresas maiores que precisam de recursos avançados de administração e gerenciamento de usuários. O plano Premier inclui vários aplicativos premium do Smartsheet, bem como suporte para integração com Salesforce e Microsoft Dynamics. Você terá que entrar em contato com o Smartsheet para obter informações sobre preços para esses planos.
Características
O Smartsheet tem muito mais semelhanças com o Microsoft Excel em seus recursos e interface do que com a maioria das ferramentas de gerenciamento de projeto dedicadas. Você pode fazer quase tudo com o Smartsheet que faria com uma planilha tradicional, incluindo controlar despesas e orçamentos e criar formulários. A principal diferença é que o Smartsheet oferece modelos e uma grande variedade de ferramentas de formatação para fazer a plataforma funcionar melhor para um ambiente de negócios.
Por exemplo, o Smartsheet permite que você crie menus suspensos dentro das células para que possa acessar rapidamente contatos, eventos de calendário, membros da equipe ou tarefas ativas. O uso de vários menus suspensos permite que você crie de forma rápida e simples uma lista de verificação de tarefas para um projeto, atribua membros da equipe a cada tarefa e defina prazos. A vantagem do Smartsheet sobre outras plataformas de gerenciamento de projeto é que você tem um potencial essencialmente ilimitado para adicionar campos personalizados a cada tarefa.
O que é bom sobre o Smartsheet para gerenciamento de tarefas é que você pode arrastar tarefas dentro de suas planilhas. Portanto, você pode criar uma hierarquia de subtarefas ou mover itens para uma coluna “Concluído”, dependendo de como preferir organizar seu fluxo de trabalho. Além disso, o software permite definir facilmente a formatação condicional, de forma que você possa, por exemplo, destacar qualquer tarefa com prazo nas próximas duas semanas.
A outra maneira pela qual o Smartsheet pode ser muito útil é usá-lo para criar planilhas híbridas. O Smartsheet tem modelos para orçamento de projetos, despesas e controle de tempo. Você pode criar esses modelos para ver quais membros da equipe estão atribuídos a cada projeto em uma folha de despesas. Ou integre um relatório de despesas diretamente em uma planilha de cronograma do projeto.
Automação de Fluxo de Trabalho
Um dos recursos interessantes que o Smartsheet oferece são os fluxos de trabalho, que permitem automatizar algumas de suas planilhas. Em particular, os fluxos de trabalho permitem que você use dados para acionar eventos adicionais em suas planilhas. Assim, você pode ter novos usuários atribuídos automaticamente a um projeto quando uma determinada tarefa é marcada como concluída ou acionar alertas de e-mail quando um marco específico ou limite de despesas for atingido.
Integração de aplicativos
O Smartsheet tem uma grande capacidade de integração de software adicional. Como você esperava, a plataforma funciona imediatamente com a maioria dos principais provedores de armazenamento em nuvem e com o Google Apps. Há também um mercado de aplicativos Smartsheet, onde você encontrará novos modelos de planilhas, integrações com um clique e complementos premium. Se você não encontrar a integração de que precisa, pode acessar a API do Smartsheet para desenvolver novos recursos.
Interface e em uso
Não é de se surpreender que o Smartsheet não seja a ferramenta de gerenciamento de projetos mais fácil do mundo - ele depende inteiramente de planilhas, afinal. Se você for um gênio do Excel, o Smartsheets será significativamente mais fácil de aprender do que se você normalmente evitar planilhas o máximo possível. No entanto, existem algumas diferenças nas fórmulas e layouts de menu, portanto, o software requer uma curva de aprendizado para quase todos.
Notavelmente, quando você começar, você precisará descobrir quais modelos funcionarão para o seu negócio. Os modelos da plataforma são categorizados de acordo com a área de negócios (por exemplo, gerenciamento de projetos, vendas, marketing, TI, etc.). Mas, também existem mais modelos para explorar na loja de aplicativos Smartsheet.
O Smartsheet também apresenta algumas deficiências depois que você se familiariza com o software. Um dos principais é que não há uma maneira fácil para os colaboradores verem quem está trabalhando em qual documento. Portanto, se você estiver trabalhando em equipe, precisará pensar em uma estratégia para evitar sobrescrever o trabalho em uma única planilha de gerenciamento de tarefas.
Além disso, embora o Smartsheet seja um software baseado em nuvem, ele não possui uma função de salvamento automático contínuo. A plataforma salvará seu trabalho em intervalos, mas se você quiser que uma alteração seja transmitida instantaneamente aos colaboradores em uma planilha, você precisa realmente pressionar o botão “Salvar”.
Apoiar
O Smartsheet tem uma enorme biblioteca de tutoriais em vídeo para ajudá-lo a se orientar no software. Também há uma abundância de documentação online para resolver os problemas mais comuns.
No entanto, o Smartsheet oferece suporte direto ao cliente. Você só pode entrar em contato com a empresa por meio de um sistema de tíquete de suporte por e-mail, portanto, pode levar um dia útil inteiro ou mais para obter as respostas para quaisquer perguntas.
A competição
O Smartsheet é mais semelhante ao AirTable, que também usa planilhas avançadas para organizar projetos e todos os outros aspectos do seu negócio. O AirTable é um pouco mais barato e oferece uma interface mais amigável, mas carece da profundidade de funcionalidade que o Smartsheet oferece. Em particular, AirTable não tem ferramentas para automação de fluxo de trabalho e é muito mais difícil criar planilhas híbridas.
Veredicto Final
O Smartsheet é uma ferramenta de planilha muito avançada, embora esteja longe de ser o software mais fácil de usar se tudo o que você deseja é o gerenciamento de projetos. Se você conseguir superar a curva de aprendizado íngreme, o Smartsheet é versátil o suficiente para criar planilhas híbridas de dados cruzados e permite fluxos de trabalho automatizados. No entanto, a plataforma ainda carece de alguns recursos básicos de colaboração, como atualização automática na nuvem.
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