GoToMeeting é uma das muitas ferramentas estratégicas de negócios, todas tentando capturar o que se tornou a tecnologia essencial para aqueles que trabalham separadamente.
Desenvolvido pelo LogMeIn a partir de soluções anteriores GoToMyPC e GoToAssist, esta ferramenta de videoconferência é mais conhecida pelos altos níveis de criptografia que oferece e por sua capacidade de funcionar atrás de firewalls.
Aqueles que desejam experimentar um teste de 14 dias podem se inscrever em https://www.gotomeeting.com/
Neste recurso, mostraremos seu primeiro dia usando o GoToMeeting e descreveremos o que esperar. Vamos começar a usar o GoToMeeting e fornecer as informações críticas de que você precisa para aproveitá-lo ao máximo.
- Leia nossa análise completa do GoToMeeting aqui
1. The Hub
Ao se inscrever no GoToMeeting, você chegará primeiro à interface da web ou 'Hub', como é chamado, e em alguns aplicativos de conferência, isso é tudo de que você precisa. E você pode fazer muito aqui, mas o que você não pode fazer imediatamente é organizar uma reunião.
Abordaremos qual etapa extra você precisa realizar em breve. Mas, primeiro, vamos dar uma olhada na interface da web do Hub e organizar nosso espaço de reunião.
Como organizador de uma reunião, você pode definir o nome da Sala em que ela será realizada, convidar pessoas para se juntarem a você e agendar o evento (ou reagendar, se necessário).
Mas preparar a sala é a primeira tarefa que você precisa realizar. Vamos fazer isso agora clicando no botão denominado ‘Configure sua Sala’.
2. Configure sua sala
O primeiro requisito para cada sala é que tenha um nome exclusivo e é melhor escolher algo com o qual os participantes possam se identificar facilmente. Aconselhamos ter uma estrutura padrão para as salas de nomenclatura e reuniões, pois será menos provável que as pessoas se esqueçam de comparecer.
Chamamos nossa sala, imaginativamente pensamos, Pro.
Você pode dar ao quarto uma cor específica e até mesmo um tema se quiser algo um pouco distinto.
3. Crie uma reunião
Depois de criar uma sala, podemos usar esse local virtual para fazer uma reunião. O hub tem um grande botão azul para fazer isso, e isso aciona um assistente que faz muitas perguntas.
Isso inclui na primeira página como será chamada a reunião, quando acontecerá e se é um evento único ou um local regular.
Existem três páginas adicionais de definição da reunião, a segunda permite definir como o áudio será tratado, a terceira é para personalização e a quarta permite que seja definido um co-organizador e criada uma senha que controle o acesso.
A capacidade de ter um co-organizador é um recurso especialmente útil. Porque permite que outra pessoa seja a anfitriã da reunião se o criador não estiver disponível.
4. Convites
Assim que uma reunião for definida, ela aparecerá na Central e, a partir daqui, você poderá copiar o convite para todos aqueles de quem deseja participar.
Se você permitir que os telefones toquem em um número e contribuam puramente com áudio, os números de telefone localizados também são mostrados aqui.
Você pode pensar que agora está configurado para ter uma reunião, mas há uma etapa adicional que você precisa realizar antes de estar pronto para hospedar ou ingressar. Em cada computador, você precisará instalar o aplicativo de desktop.
5. Instale o aplicativo de desktop
Se você clicar no botão ‘Iniciar’ para uma reunião e não tiver instalado o aplicativo de desktop, você será imediatamente levado a uma tela onde poderá baixar e instalar o aplicativo. Nem é preciso dizer que, se os usuários comuns em sua empresa não têm autorização para instalar aplicativos, talvez seja necessário algum contato com aqueles em seu departamento de SI ou TI para tornar isso possível.
Assim que o aplicativo estiver corretamente instalado, ele será iniciado quando você clicar em ‘Iniciar’ e perguntar como gostaria de participar da reunião.
Com isso resolvido, a reunião começou efetivamente, embora por padrão os fluxos de vídeo e áudio estejam desabilitados por padrão. Isso não é uma coisa ruim, pois dá a você a chance de ter certeza de que sua aparência é aceitável e que a iluminação é suficiente para que outras pessoas vejam você e que você conectou um microfone, se necessário.
6. Controles de aplicativos
O aplicativo GoToMeeting possui alguns controles simples na parte inferior que permitem aos usuários desabilitar e habilitar vídeo e som, compartilhar sua área de trabalho e sair da reunião.
A única diferença que os usuários de plataformas móveis notarão é que eles não têm a opção de compartilhar sua área de trabalho, mas em outros aspectos ela é idêntica. Se o vídeo estiver ativado, você verá um pequeno painel mostrando a aparência do seu vídeo, para que possa entender o que os outros estão vendo.
Outro recurso interessante está no canto superior esquerdo, onde você pode ver um botão de gravação ‘REC’. Isso gravará a reunião para referência futura.
No canto superior direito estão quatro ícones que mostram o painel do participante, acessa as funções de bate-papo integradas, configurações de áudio e vídeo e uma seção de informações que também inclui alguns links de suporte.
E, finalmente, o canto inferior esquerdo é um ícone de preferências onde você pode configurar todos os padrões. Isso inclui os alto-falantes e microfone preferenciais e integrações de aplicativos e onde todos os documentos relacionados à reunião serão armazenados localmente.
7. Gerenciando uma sala
Gerenciar uma sala é muito simples. Conforme os convidados chegam, eles aparecem em um painel no lado direito do aplicativo, onde você pode vê-los.
Tecnicamente, o GoToMeeting pode ter até 251 pessoas na mesma reunião ao mesmo tempo, incluindo o organizador, e mostra quantas pessoas estão participando no momento.
Como organizador, você pode silenciar o áudio de um participante, convidar novas pessoas, bloquear a reunião de qualquer pessoa que chegue atrasada e passar o controle do teclado e do mouse do sistema de hospedagem para outro usuário.
E, caso o organizador precise sair, talvez para outra reunião, você pode até tornar qualquer participante o apresentador ou organizador. Muitos desses recursos estão em um menu suspenso que aparece se você clicar na divisa à direita do ícone de áudio dos participantes.
8. Pessoas demais
Com a capacidade de lidar com tantos participantes, pode ser difícil manter o controle de quem está falando.
Felizmente, os desenvolvedores do GoToMeeting fazem isso e vocês podem filtrar quem aparece no painel principal do aplicativo.
Por padrão, o aplicativo terá Exibir todos definido e você pode ver isso no centro da barra, na parte superior, com duas divisas ao lado. Clicar aqui exibirá um menu onde você pode alternar para mostrar apenas os participantes falando ativamente, aqueles com câmeras ativas ou ocultar todos.
Em nosso exemplo, todas as câmeras foram desativadas, por isso essa opção está esmaecida.
Existem muitos outros truques e recursos para GoToMeeting, mas esperançosamente, algumas dessas dicas devem ajudá-lo a começar.
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