Fundada inicialmente como WebEx em 1995, essa empresa tornou-se parte da Cisco Systems em 2007 e ganhou uma nova marca corporativa e perdeu seu capital ‘E’.
Eles fazem uma variedade de ferramentas de videoconferência que incluem Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition e Webex Connect.
Hoje veremos o principal produto Cisco Webex que fornece videoconferência por meio de um aplicativo instalável ou por meio de um navegador.
Deixe-nos guiá-lo pelo uso do Cisco Webex pela primeira vez e delinear os recursos essenciais que você precisa entender para obter o máximo dele.
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1. Obtenha o Cisco Webex
Uma coisa que torna o Webex quase único é que você não é forçado a instalar um aplicativo cliente para usá-lo, mesmo para hospedar uma videoconferência.
Existem aplicativos Webex especiais disponíveis para dispositivos iOS (Apple) e Android, mas, neste tutorial, falaremos sobre o uso do Cisco Webex em um computador.
Para começar, acesse aqui: https://www.webex.com/
Na página da web, ele permite que você participe de uma reunião existente hospedada por outra pessoa ou se inscreva para que você mesmo possa hospedar uma. Fazer qualquer uma dessas coisas não tem implicações de custo, então fique à vontade para explorar.
Os interessados nos custos de uso do Cisco Webex para negócios devem clicar na opção ‘Planos e preços’ no menu superior, onde detalha as várias opções e seus custos associados.
A versão gratuita pode lidar com reuniões de até 100 participantes, mas limita a reunião a 40 minutos.
Aqueles que desejam reuniões mais longas e mais participantes precisam de uma assinatura mensal, mas também podem registrar as interações e melhor suporte.
Mas para este exemplo, vamos usar a versão gratuita e clicar para se inscrever.
2. Inscreva-se
A primeira informação que a Cisco pede é o seu endereço de e-mail e, como mencionei antes, você não precisa fazer nada disso se outra pessoa estiver organizando a reunião.
Após um endereço de e-mail, você precisa dizer em que parte do mundo você está e fornecer um nome, pois isso impacta quem pode ingressar na reunião por telefone.
E, com os dados fornecidos, a Cisco enviará um e-mail para confirmar que a conta é sua.
Nesse e-mail estão o endereço Cisco Webex para suas reuniões e um link que permite que você defina uma senha. Recomendamos que você configure uma senha imediatamente, para evitar que outras pessoas controlem seu espaço de reunião.
Com tudo isso feito, você pode entrar em sua Sala Pessoal e personalizá-la.
3. Sala Pessoal
A Sala Pessoal é onde você pode iniciar ou agendar reuniões e também exibe o link que você precisa enviar a outras pessoas se quiser que elas compareçam.
Nosso primeiro trabalho é personalizar como você aparecerá para os outros, clicando no círculo que contém suas iniciais. Clicar em revela a palavra ‘Alterar’. E, clicando nele, você poderá fazer o upload de uma foto que será usada para representá-lo.
A imagem pode ter até 720 x 720 pixels de tamanho. Essa escala é muito menor do que uma imagem típica de um telefone, então você pode querer preparar uma usando uma ferramenta com recurso de redimensionamento, como o Microsoft Paint.
Assim que tivermos uma imagem adequada configurada, estamos prontos para iniciar uma reunião.
Tudo o que precisamos decidir é se hospedar a reunião usará a interface da web ou o aplicativo de desktop.
4. Web ou desktop
Se você pretende realizar apenas uma reunião, a versão Web do Webex funciona bem. Mas para aqueles que desejam realizar conferências digitais regulares, o aplicativo de desktop tem algumas vantagens.
Aqueles que não instalaram o aplicativo da área de trabalho serão solicitados a baixá-lo se escolherem ‘Usar aplicativo da área de trabalho’, e ainda não estiver no computador.
O executável de instalação é relativamente pequeno e, com uma boa conexão de banda larga, o download completo deve ser feito em alguns minutos, no máximo.
Assim que o aplicativo estiver instalado, você pode avançar para iniciar sua reunião.
5. Prepare-se para hospedar
Na inicialização, o aplicativo Webex Meetings aparecerá e, se você tiver uma câmera ativa, ele exibirá essa visualização.
Este modelo de pré-visualização oferece uma excelente oportunidade para reposicionar a câmera, pentear o cabelo, o que você achar necessário para dar a impressão certa aos seus colegas.
No painel há dois ícones, que ativam e desativam o vídeo e o áudio. Em nossa imagem, os ícones são pretos, mostrando que ambos estão ativos. Se o ícone estiver vermelho e tiver um X nele, isso indica que ele está silenciado ou desabilitado.
A escolha é sua, mas geralmente é útil começar com os dois desativados e, em seguida, torná-los ativos quando os participantes chegarem.
Na parte inferior do painel estão os menus que permitem configurar o som, o vídeo e outras configurações relacionadas à hospedagem. Eles são úteis se você quiser usar outro microfone que não o da câmera ou se tiver um hardware de conferência dedicado.
Quando tudo estiver bem, clique no botão verde ‘Iniciar Reunião’.
6. Gestão da sala
Como anfitrião, você controla a sala de reuniões da mesma maneira que o presidente, ditando quem pode falar e quando.
Mas neste aplicativo, você pode controlar muitas outras coisas usando a barra de ícones na parte inferior e a lista de participantes que está à direita. Se esta lista não aparecer por padrão, você pode abri-la clicando no quarto ícone que mostra uma pessoa com uma pilha de papel à sua direita.
A lista é mais útil para ver quem chegou, controlar o áudio e enviar mensagens individualmente.
Os ícones na parte inferior controlam áudio, vídeo, permitem compartilhamento, grava a reunião, abre a lista de participantes, abre o bate-papo, acessa as configurações e, por fim, sai da reunião.
Alguns dos ícones são alternadores, como aqueles para silenciar o áudio, e outros como configurações geram um menu.
Recursos úteis do menu de configurações são convidar outras pessoas, caso você perceba que esqueceu uma pessoa importante, e até mesmo bloquear a entrada de uma reunião assim que ela começar.
Além desses controles, os menus suspensos na parte superior têm ainda mais recursos, incluindo a capacidade de entregar a hospedagem para outro usuário, compartilhar transcrições, etc. Vale a pena se familiarizar com esses menus se precisar de um recurso que você possa ' t ver em outro lugar.
7. Compartilhamento
O mecanismo de compartilhamento no Webex oferece várias opções úteis e vale a pena entender o que ele pode fazer.
Clicar no ícone de compartilhamento de conteúdo, terceiro à esquerda, abre um grande painel que mostra apenas algumas das opções de compartilhamento possíveis. Isso inclui arquivos, navegadores, configurações e quaisquer aplicativos que você tenha atualmente em execução no sistema host.
Você também pode usar este menu para iniciar aplicativos e compartilhar a visualização deles com os participantes da reunião. Este recurso é especialmente útil se você estiver treinando outras pessoas para usar o software ou como usar vários aplicativos em combinação.
Quando você compartilha a tela no caminho, a interface normal do Webex é substituída por uma que fica na parte superior central da tela. Para retornar à interface padrão, você deve clicar no botão grande à esquerda "Parar de compartilhar".
Essa interface de compartilhamento tem muitos dos ícones normais, mas alguns extras que permitem fazer anotações sobre a imagem.
8. Convide pessoas
Como mencionamos anteriormente, no menu de configurações está a opção de convidar um participante durante a reunião.
Selecionar esta opção abrirá um painel simples onde você pode inserir os endereços de e-mail das pessoas que deseja participar e enviará a elas um e-mail, ou lembrete, com um link para trazê-las para a sala.
Se você quiser usar outro mecanismo para obter o mesmo clique em um ícone circular azul com um 'i' nele, o ícone é posicionado no canto superior esquerdo, logo abaixo das letras do menu de arquivo.
Isso abrirá um painel que mostra a URL da sala, um número de reunião que pode ser distribuído para aqueles que desejam entrar e um endereço de vídeo. Se você tiver uma conta de assinatura, ela também pode ter o número de telefone local que pode ser usado para ingressar na reunião por telefone.
Você pode copiar essas informações para a área de transferência e depois colá-las em qualquer documento, mensagem ou e-mail que pretenda usar para atrair pessoas.
Termine a sua reunião
Todas as coisas boas chegam ao fim e, eventualmente, você precisará encerrar esta reunião.
O mecanismo para fazer isso é o ícone de círculo vermelho com um X no meio. E como organizador, se você clicar aqui e selecionar ‘Encerrar Reunião’, a hospedagem será encerrada e todos os participantes ainda conectados serão desconectados.
Se você quiser que a reunião continue sem você, a função de anfitrião precisa ser transferida para outra pessoa e, em seguida, você pode selecionar ‘Sair da reunião’ e ir sem que todos sejam desconectados.
Agende outra reunião
Depois de uma reunião bem-sucedida ou não, inevitavelmente outra é necessária.
O melhor local para organizar isso é na Sala Pessoa do menu Reuniões.
Ao preencher este organizador, você pode especificar quando será a reunião, o assunto, a senha (se necessário) e inserir uma lista completa de participantes que você precisa informar.
E, se este for um evento recorrente, você também pode configurá-lo, para que não precise ficar repetindo esse processo.
Depois de dominar esta página, você pode acessar as opções avançadas, onde pode predefinir os privilégios dos participantes, criar uma agenda e até mesmo definir um processo de registro.
O número de opções pode parecer opressor no início, mas depois de organizar uma ou duas reuniões, algumas delas são muito úteis para colocar qualquer reunião em funcionamento com o mínimo de configuração antecipada.
Esperamos que este tour rápido pelos recursos básicos do Cisco Webex tenha sido útil para você.
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