Análise de Hubstaff

Tempo é dinheiro, como diz o ditado, e esse seria o lema de seu brasão, se Hubstaff tivesse um.

E, de acordo com o site da Hubstaff, esse negócio tem, hoje, uma receita mensal recorrente de $ 499 mil e mais de 4300 clientes.

Nesse setor, esses números são modestos, mas a Hubstaff está crescendo com três produtos diferentes disponíveis.

Estes são;

Tarefa Hubstaff - uma ferramenta de gerenciamento de projeto
Talento Hubstaff - para encontrar pessoas talentosas em todo o mundo
Hubstaff - uma ferramenta de monitoramento e vigilância do tempo

É o aplicativo de rastreamento de tempo que revisaremos hoje, uma solução que tem uma abordagem radicalmente diferente para monitorar a equipe que poderia trabalhar para o seu negócio.

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Características

A abordagem adotada pela Hubstaff não é aquela que muitos provedores de vigilância adotaram e, portanto, é altamente adequada para alguns modelos de negócios e menos apropriada para outros.

O que a Hubstaff oferece é uma solução de rastreamento simples que se vincula automaticamente à folha de pagamento, permitindo que a equipe seja paga diretamente pelo tempo de trabalho, em vez de qualquer outra métrica.

De acordo com Hubstaff, a solução visa fornecer monitoramento de trabalho sem estresse, onde os administradores podem obter uma visão geral rápida de onde os funcionários estão em qualquer projeto por meio de capturas de tela, uso de aplicativos, sites visitados e localização GPS.

Não está incluído um keylogger, porque Hubstaff não é esse tipo de produto de rastreamento.

Ele monitorará se o teclado é usado e o mouse é movido, mas esse é o limite de quão invasivo ele se torna.

O gerenciamento de tempo no sistema pode ser feito de duas maneiras diferentes, dependendo de como você deseja registrar o tempo em projetos ou tarefas.

Pode ser feita uma planilha de horas manual simples que descreve as horas de trabalho e, em seguida, a equipe designa as partes em que trabalhou e como esse tempo foi alocado.

Se isso soa como uma ferramenta de gerenciamento de projeto, então é um pouco, mas você não pode inserir eventos futuros para desbloquear esse potencial.

Como alternativa, a Hubstaff tem um aplicativo que pode ser instalado em um computador ou dispositivo móvel chamado "cronômetro", que o trabalhador pode ativar para indicar que está começando a trabalhar e clicar novamente para desligar o relógio.

Dependendo de como você passa o dia, isso pode funcionar bem ou ser super irritante. Porque se no meio do trabalho no Projeto A e o líder do Projeto B ligar para você, você precisará parar e iniciar o cronômetro novamente, e repetir isso quando a ligação terminar.

Para uma pessoa ocupada trabalhando com vários projetos e alternando rapidamente entre eles, isso pode se tornar um pesadelo, onde você se esquece de clicar no botão e o tempo é alocado para o projeto errado, ou você está trabalhando de graça.

As situações em que essa solução é mais aplicável são aquelas em que os trabalhadores operam em casa ou são móveis, como representantes de vendas e entregadores.

Também pode ser adequado para televendas domiciliares e projetos distribuídos que envolvam trabalho de parcelamento para muitos colaboradores. Contabilidade, desenvolvimento de software, geração de leads, tudo isso seria adequado.

O que isso não se presta a fornecer são evidências legais contra um funcionário, avisos de que dados confidenciais foram copiados para uma chave USB ou um funcionário está abusando de outro usando seu computador.

Um ponto de venda exclusivo dessa solução são suas integrações com outros aplicativos. Esses incluem; GitHub, Jira, Zoho Projects, FreshBooks, QuickBooks (Windows e Online), Salesforce, Freshdesk, Zendesk e outros.

Com algumas dessas integrações, não é necessário ter horas-chave de trabalho da equipe de contabilidade no sistema de folha de pagamento, pois as horas de trabalho podem ser automaticamente vinculadas aos registros do funcionário em FreshBooks ou QuickBooks, por exemplo.

Presume-se aqui que os funcionários entendem a Hubstaff bem o suficiente para não bagunçar seu próprio pagamento, mas oferece a possibilidade de agilizar um modelo de trabalho flexível com contas.

Interface

A interface Hubstaff usa a abordagem testada e comprovada de segmentação da tela para manter os menus à esquerda e o painel de conteúdo expansível à direita.

Este layout funciona especialmente bem com monitores de alta resolução, à medida que o painel de conteúdo se expande para mostrar mais por definição.

Nossa única crítica à interface é que ela usa muito espaço para parecer atraente e poderia mostrar mais dados se os designers não estivessem apaixonados por espaços em branco em todos os lugares.

No entanto, uma apresentação mais compactada pode ser mais assustadora para novos usuários, e o layout atual é altamente acessível.

Segurança

A segurança da Hubstaff é aprimorada pelo uso do Amazon AWS como repositório para imagens de tela capturadas. Este serviço é considerado razoavelmente seguro e tem uma reputação de alta disponibilidade.

No entanto, o acesso ao sistema é controlado apenas por um endereço de e-mail e uma senha, e o Husbstaff não inclui autenticação de dois fatores ou qualquer outra metodologia de verificação externa.

Quando você considera que, caso este sistema seja hackeado, pode ter implicações nos salários dos funcionários, a segurança da interface da web não é tão forte quanto gostaríamos.

A única graça é que os sistemas de pagamento, como o Paypal, exigem autenticações separadas para conectá-los ou manter as credenciais existentes.

Planos e preços

Hubstaff tem quatro planos se você incluir a opção de usuário único grátis. As três opções pagas são chamadas de Basic, Premium e Enterprise e custam $ 7, $ 10 e $ 20 por usuário por mês, com recursos adicionais adicionados em cada nível.

Esses preços são baseados em contratos mensais, e esses custos podem ser reduzidos para $ 5, 8 $ e $ 16 para aqueles dispostos a pagar anualmente. Embora você também precise saber que o número mínimo de usuários é dois, a despesa mais baixa é o dobro desses valores, independentemente do modo como você paga.

O que as duas camadas principais, Premium e Enterprise oferecem é um mecanismo completo para vincular a atividade do funcionário ao pagamento e faturamento. E o Enterprise leva essa funcionalidade um passo adiante com o rastreamento de frota e uma conta de concierge.

O que esses custos não acomodam é qualquer custo decrescente por volume, embora tenhamos certeza de que Hubstaff estaria interessado em discutir preços para contas de alto volume.

O número máximo de usuários que qualquer plano oferece atualmente é 350.

Quanto ao produto, é uma abordagem curiosamente estranha de gerenciamento de tempo, onde a ênfase é tentar fazer os funcionários se auto-gerenciarem, registrando o que fazem para que possam ser comparados negativa ou positivamente com seus colegas de trabalho.

Hubstaff tenta argumentar que isso não é invasivo ou corrosivo para a confiança dos funcionários em seu Blog, embora seja importante notar que nem todos os que optaram por comentar nessas postagens concordaram com sua visão positiva deste cenário.

Nos recursos do site da Hubstaff, há vários documentos que discutem o potencial impacto negativo sobre os funcionários e as implicações legais da equipe de monitoramento.

Lamentavelmente, esses documentos têm uma visão sobre o assunto com base nos EUA e não levam em consideração a lei, o cumprimento e as restrições aplicadas em outros lugares.

Eles dizem para consultar um advogado antes de implementar um sistema, e nós apoiaríamos totalmente essa sugestão.

Hubstaff parece ter a intenção de envergonhar os funcionários para cobrar de seus empregadores apenas pelo tempo que eles estão 100% ocupados com o trabalho e encorajá-los a fazer todas as outras atividades pessoais que não estão em sua planilha de horas.

O que falta a essa abordagem são quaisquer controles razoáveis sobre até que ponto isso pode ser levado e quão opressor pode ser o regime que ela pode engendrar. Aquele em que você limita o tempo de leitura de algo na tela porque o trabalhador ao seu lado é percebido como mais produtivo.

Funcionários experientes que concluem suas atribuições rapidamente ficarão muito menos estressados por este sistema do que um novo trabalhador que não tem seu conhecimento, incentivando uma mentalidade afundar ou nadar que, em última análise, leva a uma maior rotatividade de pessoal.

Veredicto final

Como acontece com muitas ferramentas de vigilância, a expectativa deve ser que a Hubstaff aumente a produtividade de toda a equipe e ajude a eliminar aqueles que são menos produtivos.

Cabe a um cliente em potencial decidir se vale a pena pagar o preço por alcançar essas melhorias, tanto em custos de licenciamento quanto em moral da equipe.