Viver em um mundo virtual agora não precisa ser tão restritivo. Embora seja verdade que muitos de nós nos isolamos e acessamos o trabalho usando um laptop empresarial e bate-papo com zoom, há maneiras de realizar um evento virtual para um encontro de negócios, videoconferência, demonstração de produto ou até mesmo um evento completo festa de lançamento. Como líderes empresariais, não precisamos nos perguntar se as pessoas vão pular do evento ou até mesmo evitar ir porque existem opções melhores.
Felizmente, muitos dos princípios e conceitos de um evento pessoal real ainda se aplicam à realização de um evento virtual - desde os lanches, o café e o momento para conhecê-lo. É uma boa ideia imitar um evento real tanto quanto possível para ajudar as pessoas a se sentirem confortáveis e participarem, e também para que fiquem com o evento e não desistam repentinamente.
Embora possa haver alguns obstáculos técnicos, ainda é possível se envolver com as massas de uma forma que seja eficaz e produtiva e leve ao mesmo nível de sucesso. A parte mais importante disso é ser intencional - perceber que as pessoas estão preocupadas e estressadas com a pandemia mundial e que há muitas coisas competindo por sua atenção. Quando há uma abordagem simplificada para o evento, comunicação consistente e vantagens extras envolvidas, você descobrirá que as pessoas estão igualmente interessadas e cativas.
1. Comunique-se sobre o que esperar
Uma das etapas mais importantes para qualquer evento é uma transição do mundo real. Quanto mais você comunicar sobre o que esperar - usando uma agenda, um site com mais detalhes, e-mails com atualizações sobre a programação e fotos de quem está falando - melhor. Isso explora a necessidade humana básica de estar “por dentro” sobre qualquer evento.
Também ajuda os participantes a saber se o evento será altamente estruturado e vale a pena, mesmo que seja “obrigatório” para eles. (Evite o erro de pensar que um evento obrigatório garantirá automaticamente o sucesso.) Um evento virtual já é prejudicado pelo fato de um participante poder ter um smartphone ao lado ou mesmo uma televisão doméstica e um console de videogame. Se eles souberem que haverá discussão detalhada e tomada de decisões, eles deixarão o telefone de lado.
2. Use os recursos de eventos do Facebook
Há algo quase mágico em usar os recursos de eventos do Facebook. Para começar, em um ambiente virtual onde todos estão em um laptop e usando o Zoom para participar, os recursos do evento nas redes sociais são ouro puro. Eles fazem tudo parecer mais oficial. No entanto, os recursos do evento também fazem muito mais do que isso.
Como estamos todos distraídos hoje em dia, com várias opções em termos de como nos conectamos, os recursos do evento enviarão notificações como lembretes e rastrearão quem realmente comparece e quem sai fora. Esses dados podem ajudá-lo em todas as reuniões. Depois de realizar um evento, você pode rastrear o sucesso e entrar em contato diretamente com aqueles que faltaram. E não subestime o valor da pressão dos colegas. Os recursos do evento mostram aos participantes em potencial quem mais concordou em fazer parte do evento.
3. Plano para discussão improvisada
Outra lição aprendida com eventos do mundo real é permitir discussões improvisadas. Há uma tentação de ir direto ao assunto imediatamente, de ir direto para a agenda. Evite esse cenário. Novamente, estamos falando sobre humanos distraídos assistindo em um laptop. A maioria de nós precisa de um tempo para se ajustar à estranheza de assistir a um evento virtual, e gostamos de conhecer aqueles que estão participando de uma forma não estruturada.
Reserve pelo menos 10 minutos ou mais para que as pessoas se atualizem, conversem sobre o tempo e até divaguem sobre questões pessoais. Ninguém gosta de comparecer a uma reunião em que haja uma agenda fria e estéril e um principal falante. Mesmo no mundo real, esses são eventos dos quais as pessoas pulam assim que começam.
4. Faça três vezes mais promoção
Para garantir que um evento virtual seja um sucesso, é importante lembrar os participantes várias vezes. Suponha que as pessoas estejam extremamente distraídas, então você precisará promover o evento três vezes mais ou mais. Isso pode incluir o envio de e-mails, mensagens de texto, mensagens de bate-papo nas redes sociais e outros convites além do que você normalmente faria. Entender como as pessoas usam a comunicação digital - ou seja, elas passam rapidamente pelas coisas - significa que você precisará se comunicar demais com elas e tentar atrair seu interesse e atenção.
Uma dica aqui é acompanhar o sucesso de todos os convites para cada evento. Se você enviar e-mails, certifique-se de usar uma ferramenta que possa rastrear se os participantes em potencial abriram e leram a mensagem. Se você postar nas redes sociais, rastreie as curtidas e compartilhamentos. Isso o ajudará a se manter intencional sobre a frequência com que você se comunica sobre o evento e o que funcionou ou não no passado.
5. Incentive o lanche e a hora do café
Adivinha? Um dos motivos pelos quais participamos de reuniões reais em pessoa é pelos lanches gratuitos. É a natureza humana. Em um ambiente virtual, isso pode ser desafiador, mas não impossível. Se você decidir realizar uma reunião da empresa em algumas semanas e quiser que todos participem, tente oferecer incentivos semelhantes. No site de gerenciamento de eventos EventBrite, por exemplo, você pode criar uma página de inscrição para seus funcionários. Se eles preencherem e clicarem nas opções certas durante a inscrição, ofereça um código promocional para uma entrega UberEats grátis ou um bagel grátis em um restaurante local - entregue para a reunião.
Digamos que você esteja planejando o lançamento de um novo produto - envie a cada participante um código grátis para um café no Starbucks que eles podem usar para a reunião. Este conceito pode parecer antiquado e os funcionários ou participantes podem apenas usar o código e não comparecer à reunião, mas pelo menos é uma tentativa de imitar um incentivo do mundo real que realmente funciona.
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