Muito esforço foi feito para o Microsoft Teams, já que a empresa o vê como o componente crítico em sua funcionalidade de groupware, permitindo que os usuários combinem seus esforços por meio de um hub de comunicação central seguro de forma criativa.
Para atingir esse objetivo, o Teams pega quatro funções essenciais de negócios e as combina em uma única plataforma unificada. Isso inclui mensagens, coordenação de reuniões, chamadas de voz e / ou vídeo e, por fim, integra-se ao Microsoft Office 365 junto com outras ferramentas críticas de negócios que você usa para oferecer suporte aos seus negócios.
Portanto, você pode se comunicar com indivíduos ou grupos, coordenar reuniões e atividades, ter um registro de todas as comunicações e colaborar em documentos, tudo dentro do fluxo de trabalho das equipes.
Vamos começar com o Teams e ver exatamente como você o usa.
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1. Equipes de lançamento
As equipes podem ser usadas em um computador diretamente de um navegador, em dispositivos móveis (Android e iOS) ou por meio de aplicativos de desktop para PC e Mac.
Mas para este tutorial, usaremos a versão do navegador. Uma vez que contém a mesma funcionalidade e layout do aplicativo instalável.
Para usar as equipes, acesse este site https://teams.microsoft.com/start
Aqui, ele o convidará a ‘Inscreva-se gratuitamente’, e a única limitação é que você já deve ter, ou criar no momento, uma conta da Microsoft.
Se você já usa a versão comercial do Microsoft Office 365, também deve ver o Teams como um dos aplicativos padrão no espaço de trabalho do Office.
Depois de fornecer uma conta e senha da Microsoft, você será solicitado a dizer em qual ambiente usará o Teams, com as opções possíveis em uma escola, com amigos e família ou em uma empresa. Cada opção personaliza ligeiramente as equipes para esses perfis, mas a tecnologia subjacente é a mesma.
Para este exercício, escolhemos a opção ‘Para o trabalho’ como padrão.
Com uma conta criada e equipes configuradas para como você a usará, a versão da web oferecerá um aplicativo de desktop, se houver um disponível para o sistema operacional em seu computador. Não há necessidade de instalar isso, mas alguns usuários ficam mais felizes com aplicativos instaláveis que não dependem do navegador.
Nosso primeiro trabalho é criar nossa primeira equipe. Vamos fazer isso agora.
2. Crie uma equipe
A estrutura central das equipes é, previsivelmente, a ‘equipe’.
Para criar ou ingressar em uma equipe, clique na seção Equipe da barra lateral e, em seguida, marque na parte inferior esquerda do aplicativo, onde está escrito ‘Junte-se ou crie uma equipe’. Se já existirem equipes públicas, você verá aquelas apresentadas para clicar ou poderá inserir um código para ingressar em uma equipe privada.
Em nosso exemplo, nenhum deles ainda está disponível. Só temos a opção de ‘Criar uma equipe’.
Para as empresas que já têm grupos do Office 365, eles podem ser utilizados como uma maneira rápida de criar uma equipe com membros vinculados, mas vamos construir uma do zero, selecionando essa opção a partir da primeira entrada.
Você então pode decidir se a equipe é pública, privada ou toda a organização. Qualquer um pode ingressar em uma equipe pública, privado é apenas para convidados e toda a organização adiciona automaticamente todos na empresa.
Você então decide como a equipe será chamada, dê uma descrição e confirme que tipo é. Se você tiver uma equipe privada que mais tarde decidir que deve ser pública ou para toda a organização, então, como criador da equipe, você pode alterá-la mais tarde, se desejar.
Mas, para que o Teams seja útil, ele precisa conter mais do que apenas seu nome e detalhes, ele precisa dos outros membros da equipe. Vamos adicionar esses a seguir.
3. Adicionando membros da equipe
Existem várias maneiras de adicionar pessoas às equipes, mas a mais simples é enviar a elas um link de e-mail que as inscreve assim que clicam nele. Ou você pode simplesmente adicionar o endereço de e-mail diretamente nas equipes.
Você também pode importar nomes e endereços de e-mail de outros aplicativos que contêm esses dados, como Outlook, Pessoas ou outro repositório de contato.
Assim que uma equipe tiver algumas pessoas associadas a ela, ela aparecerá na lista da equipe e você poderá revisar seus membros e qualquer atividade.
Por padrão, ele tem apenas um único assunto de discussão ‘Geral’. Em equipes, essas subseções de uma equipe são chamadas de canais, e agora adicionaremos um deles e iniciaremos uma conversa.
4. Adicionar um canal
As informações necessárias para um canal são como uma equipe. Possui título, descrição e você pode dizer se é padrão ou privado. A última opção é muito útil se você deseja entrar em uma conversa privada com outro membro da equipe, mas evita que outros vejam.
Uma vez que o canal é criado, você pode adicionar postagens, carregar arquivos e interagir com outras pessoas da equipe.
Criamos um canal chamado ‘Férias de aventura’ e, em seguida, adicionamos algumas páginas da web e uma breve postagem sobre o canal. Cada membro com acesso a esse canal pode ser alertado se novos conteúdos forem postados, e você também pode referir-se às pessoas nas postagens colocando um @ e, em seguida, seus nomes.
5. Canais de conversas
Bate-papo em um canal não é como um bate-papo normal, onde o que é dito é exclusivamente entre duas partes, é mais como uma discussão em um escritório aberto.
Em nosso exemplo, o membro da equipe Zen está falando com Mark, a mensagem é enviada para Mark, mas todos os outros podem ver a conversa. Embora, apenas Mark receba um alerta de que ele é o foco de um comentário. Esta abordagem permite que várias pessoas sejam alertadas por uma mensagem e todos estejam cientes do que foi dito, se eles têm equipes abertas ou alertas estão ativados.
Curiosamente, mesmo que você não seja mencionado, você ainda pode responder a uma postagem no canal, talvez dizer "Mark saiu hoje, talvez ele tenha esquecido sua reunião?".
6. Tempo de chat de vídeo
Na parte inferior do painel do lado direito, há uma linha de ícones que permite que as conversas tenham conteúdos mais ricos do que apenas palavras e, ao lado delas, o ícone mais importante do Meet.
Parecido com uma câmera de vídeo, o ícone tem o rótulo ‘Meet Now’, se você passar o cursor sobre ele, ele inicia uma reunião com vídeo por padrão.
Depois de clicar nele, você terá a opção de desativar o vídeo, se preferir, e também dar um assunto à reunião. Depois de fazer essas escolhas, você pode clicar em ‘Reunir agora’ e iniciar a reunião, mesmo que nesse ponto você seja o único presente.
Com a Reunião a decorrer, deverá conseguir ver-se a si próprio e também ver um pequeno painel de controlo que lhe permite silenciar o som, desactivar o vídeo, distribuir ficheiros aos participantes, mostrar o chat e também ver quem está a participar.
Você também pode compartilhar sua área de trabalho ou usar uma funcionalidade de quadro branco para fazer anotações em uma imagem ou apresentação que você possa estar discutindo.
7. Gerenciando Canais
Se você entrar em um canal e, por algum motivo, decidir que ele não contém nada relevante para você, poderá excluí-lo. Mas, fique atento, todas as conversas, registros de reuniões e tudo o mais que tenha a ver com esse canal serão excluídos, e você muda de ideia e o recupera.
A única exceção para limpar é que todos os arquivos anexados serão retidos no Sharepoint, mesmo após o canal ter sido removido.
Obviamente, se você excluir um canal criado para uma reunião que não aconteceu ou um projeto que nunca começou, tudo bem. Mas tome cuidado ao remover canais que você pode precisar em algum momento, mesmo que não seja imediatamente.
8. Adicionando mais funcionalidades
A versão do Teams que apresentamos é a funcionalidade principal deste produto, mas você pode adicionar todos os tipos de recursos e integrações ao Teams, dependendo dos produtos usados no local de trabalho.
Um bom exemplo dessa extensibilidade é que muitas empresas executarão o Office 365 com um calendário baseado em nuvem, e aquelas que o fizerem verão um ícone adicional à esquerda "Reuniões". Isso permite que as reuniões sejam agendadas no futuro e mantém todos informados se o evento for movido ou posteriormente cancelado.
O Microsoft Teams também fornece conexões para uma vasta gama de produtos de negócios de terceiros, como KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote e muitos mais. Se você leva a sério o uso do Teams, vale a pena conversar com o seu pessoal de TI sobre quais funcionalidades extras podem ser habilitadas com o Microsoft Teams.
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