A maioria das empresas e indivíduos que criam e colaboram online usando documentos, planilhas e apresentações estão familiarizados com o Microsoft Office, mas muitas pessoas ainda não estão cientes dos inúmeros recursos de economia de tempo incorporados a este poderoso pacote de escritório.
Neste artigo, veremos 18 dicas para economizar tempo para ajudar você e seus funcionários a obter o máximo do pacote Microsoft Office, independentemente de estar usando o Microsoft 365 ou o Microsoft Office 2022-2023. Seus documentos, planilhas e as apresentações ficarão ótimas e você as concluirá na metade do tempo.
Usados corretamente, esses recursos ocultos podem aumentar muito a produtividade dos funcionários, ajudando você a economizar tempo e dinheiro e proporcionando-lhes uma experiência de trabalho mais agradável.
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Como aproveitar ao máximo o Microsoft Office: Preparação
Novos recursos são adicionados ao Microsoft Office o tempo todo, portanto, certifique-se de ter a versão mais atualizada do software. Se você tiver uma assinatura do Microsoft 365, poderá atualizar seus aplicativos a partir do aplicativo Microsoft Autoupdate ou simplesmente permitir que sejam atualizados automaticamente. Caso contrário, se você adquiriu uma versão autônoma do Microsoft Office, saiba que pode ser necessário atualizar para acessar alguns dos recursos listados abaixo.
Dica 1: salvar alterações automáticas com OneDrive
O OneDrive é o serviço de armazenamento em nuvem do Microsoft Office e está disponível quer você tenha uma assinatura do Microsoft 365 ou não. O OneDrive não apenas permitirá que você acesse todos os seus arquivos em qualquer lugar e a qualquer momento, mas também poderá conectar o OneDrive ao seu software Microsoft Office para aproveitar o recurso de salvamento automático.
Quando ativado, as alterações são atualizadas para a nuvem em tempo real. Além disso, o OneDrive armazena várias versões de seus documentos, para que você possa comparar facilmente e reverter para uma versão anterior conforme necessário. Qualquer pessoa que já perdeu uma hora de trabalho devido a uma falha no computador ou queda de energia sabe como esse recurso economiza tempo. Para encontrar versões mais antigas no Microsoft 365, clique em Arquivo> Informações> Histórico da versão.
Dica 2: aprender atalhos para todo o pacote
Uma das maiores vantagens do Microsoft Office é a consistência da experiência do usuário nos vários aplicativos. Isso significa que a maioria dos atalhos de teclado funcionam da mesma maneira no Word, Excel e PowerPoint. Aprender esses comandos pode acelerar bastante a produtividade. Ctrl + S (⌘S) para salvar, Ctrl + P (⌘P) para imprimir e comandos ainda mais obscuros como Ctrl + D (⌘D) para a caixa de diálogo Fonte funcionam em todo o pacote.
Uma ótima dica de produtividade é fornecer uma lista de atalhos comuns aos funcionários, que podem consultá-la conforme necessário até que se torne uma segunda natureza.
Dica 3: use o recurso Tell Me (Word)
O recurso Diga-me (o que você quer fazer) foi adicionado ao Microsoft Office 2016, mas depois que você aprender a usá-lo, será uma dádiva de Deus. Quer mudar o estilo? Digite “Estilo”. Cortar uma foto? Digite “Cortar”. Insira uma tabela, adicione um comentário, altere o layout, atualize o design, leia o texto em voz alta - quase todos os recursos do Office podem ser acessados rápida e facilmente por meio deste menu - enquanto as sugestões inteligentes facilitam encontrar o que você está procurando digitando apenas uma ou duas palavras.
No entanto, o Microsoft 365 está constantemente atualizando seu conjunto de recursos e isso pode não estar presente nas versões mais recentes.
Dica 4: compartilhe documentos rapidamente com o botão Compartilhar
O botão de compartilhamento está localizado no canto superior direito do aplicativo e pode ser usado para compartilhar um documento rapidamente por meio do OneDrive, e-mail, AirDrop (somente Mac) e outros serviços de terceiros. Em vez de abrir seu cliente de e-mail, navegar por um arquivo (“Onde salvei novamente?”), Basta clicar no botão Compartilhar e selecionar seus destinatários.
Dica 5: encontre e substitua
Se precisar alterar uma palavra ou grupo de palavras em um documento inteiro, você pode fazer isso rapidamente com a função Localizar e Substituir. Basta pressionar Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), e a caixa de diálogo Localizar e Substituir aparecerá. Digite o texto que deseja alterar na caixa Localizar, a substituição na caixa Substituir e clique no botão Substituir. O Office pesquisará o documento e fará as alterações necessárias.
Você também pode substituir por nada (deixe o campo Substituir em branco) para excluir várias ocorrências de uma palavra.
Dica 6: localização e substituição avançadas
Há mais nesta ferramenta poderosa do que aparenta. Ao clicar no botão na parte inferior esquerda da caixa de diálogo, você pode acessar recursos avançados para alterar instantaneamente o estilo da fonte, as configurações de parágrafo e mais, de qualquer texto que você precisar.
Por exemplo, você pode Encontrar todos negrito texto e deixar a fonte vermelha, ou então selecione todo o texto no idioma específico e coloque em itálico. Use-o sempre que precisar fazer grandes mudanças em estilos específicos de texto.
Dica 7: ajuste e use estilos para documentos de ótima aparência
É surpreendente quantas pessoas usam o Microsoft Office diariamente, mas ainda não aproveitam os Estilos para otimizar seus documentos e acelerar a redação. Os estilos podem ser encontrados na guia Página inicial e permitem que você aplique as configurações de fonte predefinidas imediatamente. Você também pode modificar esses estilos para corresponder às suas necessidades e documentos. Os estilos também são atualizados automaticamente quando você altera os temas, facilitando a modificação da aparência de um documento inteiro em um piscar de olhos.
Dica 8: copie e cole vários itens com Spike
Este recurso útil permite copiar vários itens e colá-los todos de uma vez. Basta selecionar o primeiro bloco de texto, pressionar Ctrl + F3 ou ⌘F3 e, em seguida, passar para o próximo. Cada vez que você pressiona Ctrl ou Command + F3, o texto é armazenado e assim por diante. Quando estiver pronto para colar tudo, digite Ctrl + Shift + F3 ou ⌘⇧F3. Você também pode digitar “spike” (minúsculas) e pressionar Enter, e o texto salvo permanecerá na memória para ser usado em outra ocasião.
Dica 9: copie e cole a formatação
Simplifique rapidamente a formatação em blocos de texto pressionando Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) para copiar a formatação (estilo de fonte e parágrafo, cores, alinhamento, etc.) e Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) para colar o formatação no texto selecionado.
Dica 10: personalize suas fitas do Office
Se você costuma procurar determinados recursos em menus ou expansores, não hesite em adicioná-los na frente e no centro de sua faixa de opções. Você pode fazer isso em Preferências> Faixa de Opções e Barra de Ferramentas ou em Arquivo> Opções> Personalizar Faixa de Opções. Você pode se surpreender com a enorme variedade de funções que pode adicionar à sua faixa de opções para acesso rápido. Você também pode ocultar a faixa de opções para ter mais espaço clicando uma vez em qualquer guia aberta, indo para Exibir> Faixa de opções ou digitando Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Dica 11: clique três vezes para selecionar um parágrafo
A maioria das pessoas sabe que você pode clicar duas vezes em uma palavra para selecioná-la. Você também pode clicar três vezes em uma palavra para selecionar o parágrafo inteiro, o que é muito útil para mover grandes trechos de texto durante a edição.
Dica 12: ajuste a correção automática para se adequar a você
É uma reclamação comum que o Microsoft Office muda o texto conforme você digita, mesmo se você tiver certeza do que quer dizer. Você pode ajustar essas configurações em Ferramentas> Opções de autocorreção. Você pode remover qualquer um que o esteja incomodando ou adicionar palavras que você digita incorretamente com frequência. Você pode até adicionar símbolos, como substituir (c) por ©.
Dica 13: compare os documentos lado a lado (somente Windows)
Claro, você pode simplesmente abrir janelas separadas e colocá-las lado a lado, mas o recurso Lado a Lado do Microsoft Office vai um passo além com a rolagem sincronizada, que economiza muito tempo ao comparar e editar versões de documentos longos.
Dica 14: Visualize duas partes diferentes do mesmo documento com a visualização Dividida
Esta é uma ferramenta fantástica quando você precisa fazer alterações em uma parte de um documento enquanto faz referência a outra seção (ao escrever uma introdução ou conclusão, por exemplo). Basta ir para a faixa de opções Exibir e selecionar Dividir exibição. Você pode rolar para diferentes seções em cada janela independentemente e fazer alterações em qualquer uma delas.
Dica 15: copie e cole como um profissional
Quase todo mundo sabe como copiar e colar um bloco de texto, mas você sabia que pode colar texto rapidamente sem formatar, ou como uma imagem ou PDF diretamente dentro do seu documento? Basta digitar Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) e você verá uma caixa de diálogo de opções.
No Word, você pode usar essa caixa de diálogo para colar texto sem formatação, enquanto no Excel, você pode colar apenas valores, formatação ou comentários, tudo exceto bordas e até mesmo Adicionar, Subtrair, Multiplicar e Dividir somas instantaneamente.
Dica 16: personalize seu menu de atalho
Você pode adicionar recursos que usa com frequência à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, no menu de atalho de qualquer aplicativo na parte superior do documento. Por padrão, você verá comandos como Salvar, Imprimir e Desfazer, mas você pode adicionar quase tudo aqui. Basta clicar na seta à direita para adicionar comandos conforme necessário.
Dica 17: mesclar formas (PowerPoint)
Você pode combinar diferentes formas simples para fazer outras mais complexas que ficarão ótimas em suas apresentações, e você não precisa de uma ferramenta sofisticada como o Illustrator para fazer isso. Basta selecionar as formas que deseja mesclar e clicar em Mesclar formas na guia Formato. Essas formas mescladas podem ser copiadas e coladas em outros aplicativos, como o Word.
Dica 18: use a formatação condicional para formatar células dinamicamente (Excel)
A formatação condicional permite aplicar estilos a células específicas com base em seu valor ou conteúdo. Por exemplo, você pode querer tornar todos os valores positivos verdes e todos os valores negativos vermelhos. Basta selecionar as células que deseja formatar e usar a guia Formatação condicional na faixa inicial. Existem muitas predefinições, ou você pode definir suas próprias regras e equações.
Resumo
O Microsoft Office é um dos melhores pacotes de escritório disponíveis, com toneladas de opções poderosas para ajudar a otimizar o trabalho dos seus funcionários e aumentar a produtividade. Incentive os membros da equipe a explorar o software e a compartilhar ativamente dicas e truques entre si. Não só é divertido e empolgante descobrir novos recursos, mas torna a colaboração muito mais fácil e permite que os funcionários façam mais em menos tempo, enquanto trabalham com mais conforto.
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