O G Suite, o pacote de produtividade baseado em nuvem que consiste em aplicativos como Google Docs e Google Slides, foi renomeado para Google Workspace em outubro de 2022-2023. A plataforma agora foi alterada para incluir recursos como chat e videoconferência, tendo em vista o trabalho cada vez mais popular. cultura do lar de 2022-2023. Também é uma promessa de mais mudanças a serem implementadas nos próximos meses.
Para quem não conhece o G Suite, é um conjunto de ferramentas baseadas na nuvem, incluindo um processador de texto e um gerenciador de planilhas, todas projetadas com o objetivo único de ajudar os empregadores (e seus funcionários) a aumentar a produtividade no local de trabalho.
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Além dos sinos e assobios usuais que se tornaram uma marca registrada dos melhores pacotes de software de escritório como este, ele também vem com um amplo sistema de suporte e um ambiente de trabalho baseado em nuvem. Embora as ferramentas que vêm com o G Suite possam ser usadas off-line, se necessário, seu objetivo principal é auxiliar os fluxos de trabalho on-line.
Então, em que o Google Workspace difere do G Suite? Por enquanto, ele está sendo usado como um termo geral para se referir ao G Suite anterior, bem como ao Google Meet recém-integrado. Ele apresenta uma nova estrutura de preços e promete mais mudanças no futuro.
Características
O Google Workspace é uma plataforma de produtividade multifuncional que abriga vários aplicativos. Aqui, daremos uma olhada neles um por um e discutiremos seus vários recursos.
Um serviço de e-mail rico em recursos envolto em uma roupa elegante, o Gmail é uma ferramenta de comunicação obrigatória para usuários domésticos e empresariais. Você sabia que ele é usado por 1,8 bilhão de pessoas em todo o mundo em 2022-2023?
Mais do que apenas um provedor de serviços de e-mail, o Gmail faz uso inteligente de algoritmos e inteligência artificial em sua plataforma. Por exemplo, o recurso de escrita inteligente faz sugestões com base no seu estilo de escrita à medida que você digita, prevendo o que você está prestes a escrever a seguir e tornando o processo de composição de e-mails mais rápido.
O Gmail também apresenta filtros de spam avançados que mantêm os e-mails indesejados longe de sua caixa de entrada e emite lembretes regulares chamados “cutucadas” para mantê-lo informado sobre suas conversas. Ele usa um algoritmo para classificar automaticamente os emails em diferentes categorias com base em sua natureza.
Além disso, os usuários podem aproveitar o recurso de acesso offline para obter seus e-mails, mesmo sem uma conexão com a Internet. O Gmail está disponível em uma ampla variedade de dispositivos, incluindo smartphones, tablets e computadores.
O Google Docs é um aplicativo de processamento de texto baseado em nuvem para o trabalho. Ele apresenta um editor de rich text padrão construído em um ambiente online e um design minimalista focado na usabilidade e facilidade de acesso. Embora não seja tão rico em recursos quanto o Microsoft Word, ele ainda consegue conquistar um grande nicho para si mesmo, graças aos seus recursos de sincronização e compartilhamento em nuvem.
O Google Docs pode ser acessado tanto como um aplicativo baseado na web em computadores quanto como um aplicativo para download para smartphones e tablets. Embora seus recursos de processamento de texto sejam mais comuns, com opções para fazer coisas como adicionar imagens, alterar o tamanho da fonte e inserir tabelas em seu documento, o lugar onde realmente brilha é a capacidade de compartilhar seus documentos com perfeição outros membros de sua equipe e colabore com eles em tempo real.
Um único documento criado com o Google Docs pode ser compartilhado e acessado por até 100 usuários ao mesmo tempo. Cada vez que um usuário faz qualquer alteração no documento, ela é visível para os demais. Entre outros recursos notáveis está uma ferramenta de tradução integrada que pode converter automaticamente seu texto em um idioma diferente.
O Planilhas Google é uma ferramenta de gerenciamento de planilhas, bem como o Microsoft Office Excel. Embora o último seja definitivamente mais poderoso quando se trata de escala absoluta, com a capacidade de conter mais células por planilha e um recurso de acesso rápido muito útil, o Planilhas Google ainda leva o bolo na colaboração.
Além dos recursos padrão oferecidos por qualquer outro aplicativo de planilha, o Planilhas Google oferece excelente compartilhamento. Assim como o Google Docs, ele pode ser compartilhado com vários usuários na nuvem usando um link comum. Os usuários que acessam o documento visitando esse link, poderão colaborar e fazer alterações no documento em tempo real.
Em comparação com o Documentos, o Planilhas demora um pouco para se acostumar, mas o mesmo acontece com todos os aplicativos de gerenciamento de planilhas. Ele ainda apresenta uma interface simples e um design minimalista, e é claramente mais fácil de navegar do que o Excel.
O Apresentações Google é um criador de apresentações online usado por empresas e instituições educacionais. Ele usa apresentações de slides em movimento contendo animações e conteúdo multimídia para contar histórias e transmitir informações. Embora não seja tão popular ou rico em recursos como o Microsoft Powerpoint, o Slides também consegue vencer a concorrência onde quer que haja colaboração.
O Apresentações Google apresenta uma IU fácil de se acostumar. No centro da tela está o slide atual, indicado por um grande espaço em branco no qual você pode fazer alterações e adicionar elementos. No lado esquerdo da tela está o resto dos slides mostrados em formato de miniatura em ordem cronológica. Acima deles, a barra de ferramentas apresenta amplas ferramentas e opções para ajudá-lo a projetar sua apresentação.
Assim como qualquer outro software de apresentação, o Google Slides usa uma combinação de imagens, vídeos, animações, texto e gráficos vetoriais para contar uma história ou transmitir informações factuais. Ele apresenta uma grande variedade de modelos pré-concebidos para você escolher. Você também pode adicionar tabelas e gráficos para personalizar ainda mais sua apresentação.
Um aplicativo de anotações baseado em nuvem como Evernote e OneNote, o Google Keep pode ser usado no lugar de um caderno físico para anotar rapidamente informações importantes em casa e no trabalho. É gratuito para usar, assim como o resto do Google Workspace, mas existem planos pagos disponíveis para quem procura mais armazenamento e suporte premium.
O Google Keep, ao contrário de outros aplicativos como Documentos e Apresentações, não permite o compartilhamento de links. No entanto, você ainda pode compartilhar notas por e-mail e permitir que outras pessoas façam alterações quando quiserem. As notas podem ser usadas para lembrá-lo de tarefas específicas e até mesmo para serem repetidas. Você também pode usar códigos de cores e rótulos personalizados para classificar suas notas em categorias.
Basta clicar na opção Take a Note para começar a fazer anotações com o Google Keep. A interface é muito fácil de usar e você pode definir lembretes, adicionar caixas de seleção e inserir imagens com apenas alguns cliques. Se você usou um aplicativo de anotações como o Evernote, não deverá ter problemas para descobrir como usar o Google Keep.
O Google Drive é fundamental para o fluxo de trabalho online do Google Workspace. Uma solução de backup e armazenamento de arquivos baseada na nuvem, é o destino final onde todos os seus documentos, arquivos e pastas com o Google, incluindo aqueles criados com aplicativos como Documentos, Planilhas e Apresentações, são armazenados.
O Drive utiliza uma interface baseada na web que você pode usar para fazer upload de arquivos e pastas diretamente para a nuvem. Ele vem com 15 GB de armazenamento gratuito para todos os usuários, com armazenamento adicional para aqueles que adquiriram uma assinatura do Workspace. Ele é construído para ser eficiente e, o que falta em sinos e assobios, mais do que compensa em velocidade e facilidade de uso.
Além da versão baseada na web, o Drive vem com aplicativos para download para usuários de Android e iOS. Ele também oferece clientes oficiais para desktops Windows e macOS, que podem ser usados para fazer backups constantes de dados direto de uma pasta no armazenamento local do seu computador. Quanto aos recursos adicionais, o Google Drive também oferece suporte para controle de versão de arquivo, pesquisa avançada, acesso off-line e muito mais.
O Google Meet é uma ferramenta de videoconferência para empresas modernas. Ele pode ser utilizado por funcionários em um ambiente de trabalho remoto para manter conversas cara a cara a qualquer distância e, para esse fim, é quase perfeito. Ele utiliza uma interface elegante e moderna e é extremamente fácil de usar, mesmo para os iniciantes em videoconferência.
O Google Meet oferece suporte a videoconferências com até 250 pessoas simultaneamente. Ele também vem com recursos de compartilhamento de tela, imagem e arquivo em tempo real. Há também um recurso de votação ao vivo e um sistema de mensagens de texto para manter as conversas envolventes.
Iniciar uma videoconferência com o Google Meet é tão fácil quanto abrir o aplicativo e compartilhar um link de acesso. Os participantes podem então usar o link de acesso ou o número de discagem para ingressar na conferência. Como organizador, você pode admitir seletivamente participantes em sua reunião, rejeitando solicitações de usuários não autorizados. O processo é extremamente simples.
O bate-papo do Google, anteriormente conhecido como Google Hangouts Chat, não é um aplicativo de bate-papo comum. Em vez disso, é um serviço de mensagens baseado em equipe projetado para locais de trabalho para manter os funcionários conectados uns com os outros. A marca era reconhecidamente confusa antes devido à coexistência do aplicativo de bate-papo regular da empresa, o Google Hangouts.
O bate-papo do Google não se destina a consumidores finais. Em vez disso, é um aplicativo de negócios na linha do Slack, Skype for Business e Microsoft Teams. É essencialmente construído para mensagens 1: 1, mas também possui recursos de conversação em grupo disponíveis para locais de trabalho.
O bate-papo do Google funciona como qualquer outro serviço de bate-papo. À esquerda está uma barra lateral com uma lista de canais dos quais você faz parte atualmente e conversas diretas que você teve. No centro da tela está o canal ou conversa atualmente em foco. O recurso de destaque aqui é a maneira como o Google Chat se integra ao restante do Google Workspace, permitindo que você compartilhe documentos e tenha conversas enquanto acessa esses documentos.
Na época em que o Google+ ainda existia e servia como uma rede social para consumidores finais, o Google Currents era uma versão isolada do Google+ que as empresas podiam usar para se manterem conectadas internamente. Pense nisso como um conjunto de ferramentas projetadas para promover a interação e o engajamento no local de trabalho, como uma espécie de rede de mídia social interna.
O Google Currents foi projetado como um quadro de avisos digital. Neste quadro estão mensagens compartilhadas por toda a comunidade do seu local de trabalho, funcionando como um centro de mensagens importantes, arquivos compartilhados e discussões da comunidade. Existem fluxos que categorizam as várias postagens em diferentes tópicos e comunidades que agem como subgrupos dentro do local de trabalho. Também consiste em tags e perfis de usuário.
O Currents está incluído como parte de sua assinatura e pode ser acessado visitando o site. Ele apresenta um design minimalista intuitivo e uma interface simples que é fácil de começar. Enquanto o Bate-papo do Google é principalmente para mensagens 1: 1, o Google Currents funciona como um centro de discussão geral e gerenciamento da comunidade.
O Formulários Google é um criador de formulários gratuito e uma ferramenta de pesquisa disponível para indivíduos e empresas. Ele não impõe limites ao número máximo de perguntas, pesquisas ou participantes, mesmo em uma conta gratuita. No entanto, ele sofre do problema de baixa personalização, pois há apenas um punhado de tipos de perguntas para escolher e nenhuma maneira de acessar os pagamentos por meio dos formulários.
O Formulários Google permite que três tipos de perguntas sejam adicionadas à sua pesquisa: múltipla escolha, lista suspensa e resposta curta. Você também pode permitir que os usuários carreguem arquivos enquanto participam de uma pesquisa. No entanto, não há opções para aceitar pagamentos ou fazer perguntas baseadas em imagens ou vídeos.
No lado positivo, você pode escolher quais tipos de respostas são aceitáveis e até mesmo pontuar respostas automaticamente usando as funcionalidades integradas. Isso funciona muito bem se você estiver tentando administrar um questionário online.
Lógica condicional e colaboração contínua são dois outros recursos de destaque do Formulários Google. A lógica permite que você altere e adapte partes de sua pesquisa com base nas respostas de um participante. A colaboração permite que você tenha vários membros da equipe trabalhando juntos para criar um único formulário. O Formulários também permite que você visualize os resultados da sua pesquisa na forma de um gráfico de pizza para facilitar a coleta de dados.
O Google Sites é um criador de sites gratuito com recursos básicos. É uma ferramenta boa o suficiente para criar sites com rapidez e facilidade, mas não possui recursos avançados e capacidade de personalização. Você não pode, por exemplo, criar um blog ou loja online. Há um conjunto muito básico de modelos gratuitos disponíveis, embora sejam responsivos. Você também pode incorporar vídeos, formulários, botões e controles deslizantes para personalizar ainda mais o seu site.
O Script do Google Apps é uma plataforma de codificação que pode ser usada para criar complementos para outros produtos do Workspace usando Javascript. Essencialmente, ajuda os desenvolvedores a personalizar o Google Workspace, tornando a experiência mais simplificada para seus negócios em particular. Desnecessário dizer que requer algum conhecimento de codificação para fazê-lo funcionar. No entanto, pode ser útil para preencher as lacunas de vários fluxos de trabalho e personalizar aplicativos como Google Docs e Gmail para funcionar em casos de uso específicos.
O Google Agenda é uma agenda on-line gratuita que você pode usar para controlar eventos e gerenciar itinerários em seu local de trabalho. Sua equipe pode usá-lo de forma colaborativa para gerenciar eventos relacionados ao trabalho, como reuniões e conferências. Ele também foi projetado para funcionar em conjunto com o restante do Google Workspace e pode ser usado para atribuir tarefas e agendas aos funcionários.
O Google Jamboard, por outro lado, é um quadro branco online gratuito para indivíduos e empresas. É representado por uma tela branca compartilhada na qual você pode desenhar, inserir imagens e adicionar texto. Ele pode ser usado para transmitir ideias e informações rapidamente durante conferências online e reuniões de diretoria.
O Google Vault ajuda você a coletar, organizar, visualizar e exportar dados relacionados ao fluxo de trabalho de sua organização no Google Workspace. Ele pode ser usado para rastrear conversas, documentar eventos e supervisionar todo o processo de trabalho de sua organização. No entanto, ele não serve como uma ferramenta de backup alternativa para seus dados no Workspace.
O Google Cloud Search é uma tecnologia de inteligência artificial que ajuda a rastrear dados em todos os seus aplicativos no Workspace. Ele está disponível na forma de um assistente digital e mecanismo de pesquisa que pode localizar rapidamente os dados pesquisados. Enquanto o Vault é usado por administradores de empresas para descoberta eletrônica, o Google Cloud Search é usado por funcionários para encontrar e acessar rapidamente informações pertencentes à organização em todo o Google Workspace.
Planos e preços
Por muito tempo, o G Suite for Business ofereceu um único plano de assinatura por US $ 12 por mês que dava aos usuários acesso a todo o pacote de produtividade do Google. No entanto, com a mudança da marca do G Suite para Google Workspace, várias mudanças foram anunciadas, junto com novos planos de assinatura mensal para usuários empresariais.
O Google Workspace oferece três planos de assinatura de nível empresarial e dois planos de nível empresarial.
O Business Starter, que custa US $ 6 por usuário por mês, dá acesso a 30 GB de armazenamento em nuvem por usuário e permite chamadas de vídeo com até 100 participantes. Ele também vem com controles de segurança, suporte padrão e um e-mail comercial personalizado. Este preço inclui todos os aplicativos relacionados à produtividade do Google
Em seguida vem o Business Standard, que custa US $ 12 por usuário por mês e oferece 2 TB de armazenamento em nuvem por usuário e 150 participantes de videoconferência com recursos de gravação. Os demais recursos são praticamente os mesmos.
Em seguida, temos o Business Plus, que custa US $ 18 por usuário por mês. Este plano permite 250 participantes por videochamada e 5 TB de armazenamento por usuário. Este plano vem com todos os recursos incluídos nos planos Starter e Standard, junto com acesso ao Google Vault para eDiscovery, que não está incluído nesses planos.
Os planos empresariais oferecem ainda mais com usuários ilimitados por conta e armazenamento ilimitado por usuário, mas exigem que você entre em contato com o departamento de vendas da empresa para preços personalizados. No entanto, espera-se que custe cerca de US $ 20 por usuário por mês e US $ 30 por usuário por mês para Enterprise Standard e Enterprise Plus, respectivamente.
Apoiar
O Google Workspace vem pré-embalado com um plano de suporte gratuito que pode ser atualizado para ainda mais recursos. O plano gratuito oferece case padrão e suporte por telefone com um tempo médio de resposta de até 24 horas.
O Suporte Premium está disponível para clientes empresariais e empresariais e vem com suporte crítico 24 horas por dia, 7 dias por semana, e um tempo de resposta de até 15 minutos. Este plano também oferece suporte adaptado e sensível ao contexto e um gerente técnico de contas. Você deve entrar em contato com o departamento de vendas do Google para obter preços personalizados.
O Suporte do Google pode ser contatado por telefone, chat ou e-mail. O suporte por telefone está disponível em 14 idiomas diferentes. Há também um fórum da comunidade acessível a todos os usuários pagos.
Segurança
O Google anunciou uma série de atualizações de segurança para proteger as organizações contra roubo de dados e abuso no local de trabalho. Na verdade, o Google Workspace é agora o primeiro grande processador de dados a receber uma certificação ISO / IEC 27701. Notavelmente, foram feitas atualizações no Gmail, Chat, Meet e Vault para aumentar a segurança e a privacidade organizacional.
Registros de auditoria e insights de proteção de dados foram uma parte importante da atualização recebida pelo Gmail. Os administradores podem ver relatórios e logs que ajudam a minimizar ameaças internas e violações de políticas. Por exemplo, os administradores do espaço de trabalho têm acesso a logs detalhados que indicam sempre que um usuário configura o encaminhamento automático de email em sua conta do local de trabalho. O Gmail também vem com filtragem avançada de spam, detecção de malware e recursos anti-phishing.
O Google Meet também está recebendo atualizações relacionadas ao registro de auditoria e detecção de abuso para ajudar a reduzir os incidentes de assédio no local de trabalho durante reuniões online. Os exemplos incluem um novo recurso que classifica os infratores reincidentes e os impede automaticamente de ingressar nas reuniões.
O Chat do Google está recebendo atualizações que fornecem aos administradores acesso aos registros de auditoria que detectam phishing, infiltração de dados e abuso. O Google está classificando certas salas de bate-papo como abusivas com base em relatórios anteriores para impedir automaticamente que funcionários entrem nelas.
Os usuários e administradores que procuram segurança adicional durante o processo de login também podem ativar a autenticação de dois fatores em suas contas. Isso os impede de fazer login no Google Workspace até que tenham verificado sua solicitação de acesso por meio de uma senha única enviada ao telefone.
A competição
O principal concorrente do Google Workspace é o pacote de produtividade chamado Microsoft 365, anteriormente conhecido como Office 365 ou Microsoft Office. O Microsoft 365 oferece um conjunto de ferramentas de produtividade que, embora não tão variadas quanto o Google Workspace, ainda consegue brilhar com o grande número de recursos incluídos por produto.
O Microsoft Word, por exemplo, é um processador de texto mais poderoso do que o Google Docs, embora a maioria das pessoas pareça preferir o último para colaboração online. Da mesma forma, ferramentas como Excel e Powerpoint são ofertas mais ricas em recursos do que planilhas e slides. Embora não seja a primeira escolha para empresas com locais de trabalho remotos, a Microsoft lançou recentemente versões online e gratuitas de suas ferramentas de produtividade de escritório e até habilitou recursos de colaboração em tempo real para empresas.
Alguns outros exemplos de suítes decentes de produtividade de escritório incluem Zoho Workplace e WPS Office, os quais oferecem versões gratuitas habilitadas para anúncios de seus softwares. Embora não sejam necessariamente tão poderosos quanto o Google Workspace, os dois oferecem alternativas decentes e econômicas para quem tem um orçamento curto.
Veredicto final
O Google Workspace é um poderoso pacote de produtividade online que prioriza o compartilhamento e a colaboração acima de tudo. Embora não seja tão robusto ou capaz como o Microsoft 365, ele ainda consegue superar seu concorrente repleto de recursos sempre que há uma chamada para diferentes funcionários em uma organização trabalharem juntos remotamente. Em suma, é uma oferta sólida com uma estrutura de preços transparente e design que se concentra na simplicidade e funcionalidade em vez de truques sofisticados.
O Gmail é o provedor de e-mail mais popular do mundo, com quase dois bilhões de usuários em todo o mundo em 2022-2023. É também o principal ponto de venda do Google Workspace. Combinado com seus amplos recursos de colaboração em tempo real, o Workspace é uma oferta bastante forte para um poderoso pacote de produtividade.
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