eFileCabinet é simplesmente uma das melhores plataformas de software de gerenciamento de documentos que existe. O eFileCabinet oferece controle granular sobre segurança, compartilhamento de arquivos, controle de versão e muito mais. Os recursos de IA ajudam você a categorizar automaticamente seus arquivos, e o reconhecimento óptico de caracteres permite que você pesquise quaisquer dados dentro dos arquivos digitalizados. A única desvantagem do eFileCabinet é que pode ser caro, especialmente se você tiver muitos usuários ou precisar de complementos de integração.
Em nossa análise do eFileCabinet, vamos ajudá-lo a decidir se esta plataforma de gerenciamento de documentos é a certa para o seu negócio.
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Planos e preços
O eFileCabinet oferece três opções de preços. O plano Advantage custa US $ 55 por usuário por mês se cobrado anualmente e inclui 1 TB de armazenamento junto com todos os recursos essenciais do eFileCabinet. No entanto, você está limitado em quais complementos você pode comprar, então o eFileCabinet não é muito extensível com o plano Advantage.
O plano de negócios custa US $ 99 por usuário por mês, se cobrado anualmente, e inclui 5 TB de armazenamento para sua empresa. Este plano inclui visualizações de documentos lado a lado e integrações com Microsoft OneDrive e Google Drive. Ele também permite que você compre complementos para integração do Salesforce, logon único, fluxos de trabalho automatizados e integração de e-mail.
O plano Unlimited custa US $ 199 por usuário por mês com cobrança anual. Este plano inclui todos os complementos do eFileCabinet, além de armazenamento ilimitado de documentos.
Características
O eFileCabinet vem com recursos para ajudar os funcionários a compartilhar arquivos, gerenciar documentos e otimizar fluxos de trabalho.
Uma das melhores coisas sobre o eFileCabinet é como ele simplifica o compartilhamento de arquivos. Com este software, você pode compartilhar arquivos instantaneamente com qualquer pessoa, dentro ou fora de sua organização. Não há limite para o número de usuários convidados que você pode ter trabalhando em documentos dentro de sua conta, independentemente do seu plano. Além disso, você tem controle sobre as permissões de edição e pode optar por receber notificações quando um arquivo compartilhado for baixado.
Notavelmente, o eFileCabinet também permite que você solicite arquivos de outros usuários ou convidados. Ao fazer uma solicitação de arquivo, você pode criar vários campos de documento e decidir se eles são obrigatórios ou opcionais. Você também pode predefinir o local de upload dos arquivos para que sejam carregados automaticamente na pasta a que pertencem.
Uma das maneiras que o eFileCabinet ajuda a manter seu negócio organizado é com modelos de pasta. Com modelos de pasta, você pode criar diretórios padronizados com pastas pré-nomeadas. Por exemplo, você pode construir um modelo no qual uma pasta pai contém 12 subdiretórios, cada um com o nome de um mês individual.
A vantagem desse sistema é que cada arquivo que você cria ou recebe tem uma casa. Além disso, é fácil padronizar estruturas de pastas para todos os seus funcionários em sua empresa. Isso torna mais fácil compartilhar e localizar arquivos e elimina a confusão potencial que surge quando cada funcionário cria seu próprio sistema de arquivamento.
Os usuários Business e Unlimited têm acesso a fluxos de trabalho de documentos automatizados, que é uma maneira poderosa de agilizar seus negócios. Uma aplicação destacada pelo eFileCabinet é nomear e arquivar automaticamente um documento recebido com base na presença de certas palavras-chave no próprio documento. Você também pode usar fluxos de trabalho para dividir os campos do formulário em subcategorias pesquisáveis, o que torna as pesquisas de documentos ainda mais eficientes.
Interface e em uso
A plataforma web do eFileCabinet é geralmente muito fácil de navegar, com um design de três painéis que permite que você visualize todo o seu diretório de pastas, os arquivos dentro de uma pasta selecionada e uma visualização de um arquivo individual. Há também uma barra de pesquisa para pesquisas rápidas de documentos e um painel de favoritos para acesso fácil às pastas mais usadas.
No entanto, é importante notar que você não pode editar documentos dentro do eFileCabinet. Isso é um pouco decepcionante, especialmente quando você só precisa fazer alterações simples em um documento ou formulário do Word. Dito isso, você pode salvar versões de arquivo ilimitadas, o que é bom para trabalhar em projetos com muitas revisões.
O eFileCabinet também oferece aplicativos móveis para iOS e Android. Uma coisa notável sobre os aplicativos móveis é que eles permitem que você tire fotos de qualquer documento em papel e carregue-os instantaneamente para a nuvem eFileCabinet.
Apoiar
O eFileCabinet oferece suporte por telefone, e-mail e chat ao vivo das 7h às 18h, horário das montanhas, de segunda a sexta-feira. Você pode adquirir suporte por telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana, como um complemento opcional (preço somente com orçamento). O eFileCabinet também possui uma base de conhecimento online que inclui guias de usuário muito detalhados para a maioria dos recursos-chave do software.
Segurança
O eFileCabinet hospeda seus documentos na nuvem e leva a segurança a sério. Todos os arquivos são criptografados em repouso e sua conexão com a nuvem é criptografada com SSL. A autenticação de dois fatores durante o login também é um recurso padrão.
Além disso, os administradores têm um controle significativo sobre o software. Você pode definir requisitos de complexidade de senha, optar pela lista de permissões de endereços IP ou limitar o tempo de login. Os administradores também têm acesso a logs de atividades completos para todos os usuários.
O único recurso de segurança que perdemos foi a capacidade de definir limites de download em arquivos compartilhados. O eFileCabinet também oferece links de URL de acesso rápido para documentos, que, embora convenientes, não são muito seguros.
A competição
Há muito o que gostar no eFileCabinet. Mas se ele não tiver os recursos ou integrações de que sua empresa precisa, considere o Dokmee ou o DocuWare. O Dokmee foi projetado para empresas e a automação do fluxo de trabalho é padrão. O DocuWare oferece ferramentas móveis adicionais e recursos de conformidade, junto com incríveis 500 opções de integração. Ambas as plataformas oferecem preços apenas por orçamento, mas esperam que sejam mais caros do que o eFileCabinet para empresas de médio porte.
Veredicto final
eFileCabinet é um software de gerenciamento de documentos poderoso com muitos recursos bons para pequenas e médias empresas. A plataforma facilita a padronização da organização de arquivos em sua empresa e a organização automática de arquivos usando fluxos de trabalho baseados em IA. Ele também tem suporte robusto para compartilhamento e governança de arquivos. Embora o eFileCabinet seja caro, o grau em que ele pode agilizar seus negócios pode valer o custo.
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