O Google Workspace contém alguns dos melhores aplicativos de produtividade do mundo. Você já deve ter aprendido algumas dicas para economizar tempo para ajudá-lo a extrair mais valor deste software de escritório. No entanto, o que a maioria dos usuários não percebe é que Planilhas, Documentos, Gmail e Formulários Google oferecem suporte a automação de fluxo de trabalho quase ilimitada. Isso pode ser particularmente valioso para empresas de pequeno e médio porte, que passam uma quantidade significativa de tempo trabalhando em tarefas de rotina, como roteamento de pedidos e avaliação de formulários de solicitação.
Neste guia, explicaremos como a automação do fluxo de trabalho funciona no Google Workspace e destacaremos alguns complementos que você pode usar para aumentar o poder deste pacote de escritório para sua empresa.
O que são fluxos de trabalho no Google Workspace?
A transformação de dados brutos em uma forma que sua empresa possa usar leva tempo. Se você receber o envio de um contato de um formulário, pode ser necessário convertê-lo em um formato que possa ser lido por seu software de CRM. Se você receber uma solicitação de pedido, essa solicitação pode precisar ser dividida e detalhes diferentes enviados a pessoas diferentes em sua organização.
Felizmente, o Google Workspace possibilita automatizar essas transformações com fluxos de trabalho de documentos. Esses fluxos de trabalho permitem que você especifique a sequência de etapas pelas quais os dados precisam passar e, em seguida, conduza esse processo para você. Em geral, os fluxos de trabalho de documentos são altamente personalizáveis, para que você possa combinar facilmente o processo de automação com suas necessidades de negócios.
Você pode criar fluxos de trabalho automatizados de documentos na maioria dos aplicativos do Google Workspace, incluindo Google Docs, Planilhas, Gmail e Formulários.
Como automatizar o fluxo de trabalho de documentos: Apps Script vs. add-ons
Dependendo da complexidade do fluxo de trabalho automatizado que você precisa criar, existem dois caminhos diferentes que você pode seguir.
A maneira mais fácil de gerar fluxos de trabalho é usar um complemento criado para essa finalidade. Existem centenas de complementos de automação disponíveis na loja da web do Google. Alguns deles são gratuitos, mas muitos exigem um pagamento único ou assinatura mensal. Se você optar por um produto pago, verifique se a empresa que o fabrica oferece suporte ao cliente, caso você tenha algum obstáculo.
Se você deseja criar automações totalmente personalizadas gratuitamente, pode usar o Apps Script. Este é um ambiente de desenvolvedor criado pelo Google para permitir que qualquer pessoa crie complementos para aplicativos do Google Workspace. Na verdade, quase todos os complementos de automação pagos que você encontrará na loja da web do Google foram desenvolvidos com o Apps Script. Embora existam muitos recursos para ajudá-lo a começar a codificar no Apps Script, configurar até mesmo uma automação simples por meio do código pode ser demorado.
Como acessar complementos de automação
Se quiser navegar por complementos para Planilhas, Documentos, Gmail ou Formulários Google, você pode encontrá-los na loja da web do Google. A maneira mais fácil de acessar a loja da web é encontrar o menu Complementos em qualquer um desses aplicativos e clicar em Obter complementos. Isso abrirá uma janela que já está filtrada para mostrar apenas os complementos que funcionam com o aplicativo Google Workspace que você está usando no momento.
Você pode instalar qualquer complemento da loja da web simplesmente clicando no botão Instalar. Observe que os complementos pagos podem exigir que você compre uma assinatura antes de começar a usá-los.
O que você pode fazer com fluxos de trabalho de documentos?
Para dar uma ideia dos tipos de tarefas que você pode realizar com fluxos de trabalho automatizados de documentos, vamos dar uma olhada em alguns exemplos. Usaremos aplicativos da Google Web Store, mas lembre-se de que você pode criar muitos desses fluxos de trabalho gratuitamente por meio do Apps Script.
Muito comumente, os dados de negócios são distribuídos em várias planilhas. Talvez você tenha dados de vendas granulares de diferentes departamentos salvos em planilhas diferentes. Ou você pode ter informações do cliente de diferentes formulários de entrada salvas em documentos separados.
Com a automação do fluxo de trabalho, você pode facilmente combinar dados de várias planilhas em uma única tabela mestre. Gostamos de usar o SheetGo (a partir de US $ 12 por usuário por mês) para isso, pois torna mais fácil conectar vários arquivos do Planilhas Google. Melhor ainda, o SheetGo também pode encurralar arquivos Excel e CSV e entregar automaticamente os dados desses documentos em uma planilha mestre do Google Sheets.
O que é particularmente interessante sobre este complemento de automação é que ele é atualizado automaticamente. O SheetGo verificará as planilhas distribuídas em busca de novos dados com a frequência que você desejar e rastreará as alterações no documento mestre usando a função de histórico de edição do Planilhas Google.
As aprovações para solicitações de folga, relatórios e outros processos internos são essenciais para o bom funcionamento da maioria dos negócios. Com complementos como o Form Workflow Plus (a partir de US $ 300 por ano), você pode vincular facilmente o Formulários Google ao Planilhas para rastrear e gerenciar solicitações de aprovação.
Com este add-on, um gerente simplesmente precisa criar um formulário de solicitação no Formulários Google. Esse formulário é encaminhado para aprovadores designados quando é preenchido e todos os dados são inseridos em uma planilha. A planilha rastreia onde a solicitação está no processo de aprovação, juntamente com as decisões e comentários dos aprovadores individuais.
O Form Workflow Plus também oferece suporte ao roteamento de aprovação em várias etapas, portanto, pode ser útil para fluxos de trabalho mais complexos, como roteamento de pedidos.
Embora existam muitas ferramentas de marketing por e-mail disponíveis, você pode criar campanhas de e-mail surpreendentemente completas no Gmail usando um complemento como o Yet Another Mail Merge (de uso gratuito).
Com este aplicativo, você insere os endereços de e-mail de todas as pessoas que deseja enviar em uma planilha do Planilhas. Em seguida, você pode escrever sua mensagem no Gmail e adicionar personalização usando o código integrado do aplicativo.
Quando estiver pronto para enviar, volte ao Planilhas e Outra Mala Direta entregará seu e-mail a todos em sua lista. Você pode rastrear aberturas, cliques e respostas de e-mail diretamente de sua planilha.
A melhor parte dessa ferramenta é que você pode criar um número ilimitado de planilhas para diferentes campanhas. Além disso, como você está usando o Planilhas, é fácil obter informações de contato para criar sua campanha de marketing a partir de um CRM, Formulários Google ou planilhas existentes.
As planilhas podem ser surpreendentemente eficazes para definir tarefas e marcos do projeto. Além disso, usando um complemento como o ProjectSheet, você pode automatizar o acompanhamento do progresso em sua planilha.
Este prático complemento gratuito calcula automaticamente o número de tarefas por marco e controla se cada tarefa foi designada como concluída, em andamento ou não iniciada. Com base nisso, ele exibirá uma porcentagem de conclusão para cada etapa do projeto.
Além disso, ProjectSheet pode ajudá-lo a identificar quando um projeto está atrasado. O add-on destacará automaticamente uma barra de progresso para cada marco verde, amarelo ou vermelho com base no fato de as subtarefas estarem no prazo, perto ou depois de seus prazos definidos.
A criação de um aplicativo de smartphone para a sua empresa é normalmente um processo demorado e caro que requer a contratação de desenvolvedores de software dedicados. Mas, com a automação do fluxo de trabalho, você pode criar um aplicativo básico para dispositivos móveis diretamente no Planilhas Google.
Para isso, vamos recorrer ao complemento AppSheet (a partir de US $ 5 por usuário por mês). Com este aplicativo, você simplesmente adiciona dados a uma planilha do Planilhas. Os dados podem ser qualquer coisa, desde o inventário da loja para a criação de uma loja online móvel ou informações de contato dos funcionários para a criação de um diretório interno.
Conecte sua planilha ao AppSheet e edite as propriedades das colunas de dados conforme necessário. Você pode definir subconjuntos de dados e adicionar expressões personalizadas para tarefas como gerenciamento de estoque. Quando estiver pronto, você pode escolher entre uma variedade de modelos de exibição predefinidos para decidir como seus dados serão exibidos em seu novo aplicativo.
A melhor parte de tudo isso é que ele se integra perfeitamente com seus outros fluxos de trabalho automatizados do Google Workspace. Você pode configurar o AppSheet para acionar e-mails automáticos com base em acionadores no aplicativo ou para adicionar dados que os usuários inserem em outra planilha do Sheets. Além disso, o AppSheet pode enviar relatórios automatizados que você pode importar facilmente para o Planilhas.
Resumo
Automatizar fluxos de trabalho de documentos no Google Google Workspace pode economizar tempo e dinheiro de sua empresa, além de desbloquear novos recursos poderosos. Embora seja possível criar seus próprios fluxos de trabalho automatizados usando o Apps Script, você encontrará muitos complementos gratuitos e pagos que oferecem suporte à automação na loja on-line do Google. Experimente hoje alguns desses complementos para ver como a automação do fluxo de trabalho pode ajudar qualquer processo de negócios a funcionar de maneira mais tranquila.
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