Se você está procurando maneiras de melhorar seus e-mails comerciais, não está sozinho. Os profissionais regularmente lutam para escrever e-mails, citando clareza, concisão e velocidade como os principais obstáculos.
Elaborar o e-mail comercial perfeito não precisa ser complicado e você certamente não precisa de um PhD em literatura para escrever e-mails claros e atraentes. Algumas dicas e truques simples podem ajudá-lo a se comunicar com mais eficiência e gastar menos tempo fazendo isso.
Se ainda não o fez, dê uma olhada em nossa lista dos melhores serviços de e-mail; todas essas dicas serão mais fáceis de implementar quando você encontrar um cliente de e-mail confortável e fácil de usar.
1. Use a formatação de texto a seu favor.
Quase todos os e-mails modernos são enviados em HTML, o que significa que você pode aproveitar a formatação para adicionar ênfase ou fornecer clareza. Uso seletivo de negrito, texto sublinhado e itálico pode transmitir importância, urgência e relevância.
Ao usar a formatação para chamar a atenção para os conceitos-chave, seu e-mail será mais fácil de lere transmita mais informações em um piscar de olhos. Considerando que o trabalhador de escritório médio recebe mais de 80 emails por dia, isso ajudará o seu a se destacar por ser claro e fácil de entender.
Nunca use LETRAS MAIÚSCULAS para enfatizar um ponto; as pessoas acham isso desagradável e até rude.
2. Adicione hiperlinks como um profissional
É bastante conveniente quando alguém menciona um documento ou site e tudo que você precisa fazer é clicar na palavra-chave em questão para verificar a fonte por si mesmo. Os hiperlinks são uma ótima maneira de tornar seus e-mails mais profissionais e serão muito apreciados por seus leitores.
É também outro motivo pelo qual é importante optar por um bom programa de e-mail, embora a maioria dos programas baseados na web hoje, como o Gmail, possa lidar com links muito bem. Embora difira de aplicativo para aplicativo, Ctrl + K (Cmd + K para Mac) é uma tecla de atalho quase universal para adicionar um hiperlink. Se não funcionar, basta verificar o menu Ajuda do aplicativo para obter instruções.
3. Evite fontes incomuns ou pouco profissionais
Sim, isso inclui comic sans. Ao escolher uma fonte para seus e-mails profissionais, use os clássicos. Arial e Calibri, por exemplo, são fáceis de ler, imediatamente familiares e adequados para ambientes de negócios. Além disso, use a mesma fonte para facilitar a leitura.
4. Reserve um tempo para criar uma assinatura profissional
Algumas empresas terão diretrizes sobre o que incluir (ou não) em sua assinatura, mas se não, você tem espaço livre para construir uma imagem profissional.
Adicionar o logotipo da sua empresa pode ajudar muito na criação de uma aparência sofisticada. Os aplicativos de e-mail modernos devem permitir que você centralize seu logotipo e escreva um texto abaixo dele ou alinhe o logotipo à esquerda, com o texto à direita. De qualquer forma, seus e-mails parecerão imediatamente mais profissionais e os leitores terão mais facilidade para conectá-lo à sua empresa.
Além disso, quando se trata de uma assinatura de e-mail, menos é mais. Atenha-se ao básico: seu nome e cargo, número de telefone e, se apropriado, ícones simples para mídia social. Marcas como Twitter, Facebook e Instagram têm páginas de recursos com ícones que você pode adicionar à sua assinatura, que serão vinculados ao (s) seu (s) perfil (s).
Como alternativa, há uma variedade de geradores de assinatura, como o WiseStamp, que o ajudará a construir uma assinatura profissional em minutos.
5. Revise seus e-mails
Este pode ser um hábito difícil de construir, especialmente para aqueles de nós que escrevem 30 ou 40 e-mails por dia, mas fará uma diferença significativa na forma como você se comunica. Erros de ortografia, erros de digitação e gramática incorreta farão seu e-mail (e você, por extensão) parecer menos profissional.
Não hesite em procurar uma boa ajuda gramatical e escrita. Grammarly, por exemplo, é uma extensão do navegador que muitos consideram útil para detectar esses erros. No entanto, tome cuidado para não depender apenas de recursos de escrita automática. Você ainda deve revisar seu e-mail do início ao fim.
6. Evite fluff e enchimento
Como você, a maioria das pessoas tem um fluxo interminável de e-mails recebidos. Além de uma saudação simples e um encerramento educado, mantenha as coisas o mais diretas e simples possíveis. Preste atenção especial às repetições, frases contínuas e preenchimento.
Escrever um e-mail não é como falar: o texto fica na tela, acessível aos seus leitores a qualquer momento. Não há necessidade de mencionar algo mais de uma vez nem fazer várias referências ao mesmo produto ou conceito.
Conforme discutido, usando formatação para ênfase e hiperlinks para documentos de referência, você pode simplificar bastante seu texto para um e-mail mais eficaz.
Resumo
Escrever ótimos e-mails comerciais não deve ser estressante ou demorado, embora exija prática. Essas seis dicas simples irão ajudá-lo a criar e-mails que sejam mais claros e fáceis de ler e entender e tenham uma aparência mais profissional.
Elaborar e-mails profissionais com confiança e em tempo hábil é uma habilidade que pode ser aprendida e aprimorada como qualquer outra. Existem muitos recursos disponíveis online, incluindo modelos de e-mail gratuitos para usar como inspiração e que podem facilitar a tarefa.
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