Com os ataques cibernéticos aumentando em toda a linha, todos precisamos estar cada vez mais vigilantes quanto à proteção de nossos dados. Se você dirige uma empresa tributária, a responsabilidade de proteger os dados do contribuinte do cliente também é de extrema importância. Durante a temporada de impostos, os riscos aumentam ainda mais, à medida que as empresas e as firmas fiscais compartilham informações à medida que se esforçam para cumprir o prazo de entrega dos impostos.
Isso é naturalmente de grande interesse para os cibercriminosos que adorariam a oportunidade de obter acesso aos dados da sua empresa de impostos e também às informações mantidas sobre os clientes. Se eles conseguirem se infiltrar nesses dados de contribuintes, eles podem usá-los para arquivar declarações de impostos fraudulentas, além de causar sérios efeitos colaterais para sua empresa de impostos e seu banco de dados de clientes.
Portanto, é crucial garantir que tanto os indivíduos quanto as empresas fiscais adotem medidas para ajudar a reduzir a ameaça dos cibercriminosos. Para os indivíduos, um pacote de proteção contra roubo de identidade é uma ótima idéia.
Para as empresas tributárias, existem algumas medidas que podem ser tomadas, muitas das quais são relativamente diretas e envolvem nada mais do que uma quantidade liberal de bom senso. No entanto, para um conjunto mais robusto de medidas preventivas, você desejará obter a ajuda de uma solução mais completa, cujas opções exploraremos a seguir.
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Ameaças de hacking
Qualquer pessoa pode ser vítima de crimes cibernéticos, e isso não inclui apenas as pessoas em casa que preenchem as declarações de imposto de renda em seus laptops, computadores ou smartphones. As notícias trazem manchetes regulares sobre violações de segurança em grandes empresas, muitas vezes com dados de clientes sendo colocados em risco como resultado. Pode ser apenas um endereço de e-mail que se perde, embora violações mais sérias possam envolver coisas como detalhes de endereço, números de cartão de crédito e, pior, números do Seguro Social sendo comprometidos.
Se você dirige uma empresa tributária, a responsabilidade é considerável, o que significa que você precisa garantir que possui todas as medidas em vigor para proteger os dados dos clientes. Há uma documentação útil fornecida pelo IRS que pode ajudar a delinear as principais responsabilidades e salvaguardas que precisam ser implementadas para ajudar a combater esse problema. Com o título Proteção de dados do contribuinte, é um guia prático que descreve as medidas que sua empresa tributária precisa tomar.
Se sua empresa lida com muito trabalho de arquivamento eletrônico quando se trata de declarações de imposto de renda de pessoa física, esta é uma boa leitura. Elaborar um plano de ação e as melhores medidas preventivas a serem tomadas certamente ajudará sua empresa de impostos a proteger os dados dos clientes de forma mais eficaz.
Software de segurança
Não importa o quão bom seja o software de segurança, existem criminosos cibernéticos que parecem estar um passo à frente do jogo. No entanto, se você dirige uma empresa de impostos, ignorar a ameaça e não se preocupar com software de segurança não é uma boa ideia. Se você investir em software antivírus e firewall, definitivamente estará em um lugar melhor do que não ter nada.
Os pacotes de segurança baseados em assinatura também são atualizados constantemente, o que significa que qualquer nova ameaça será interrompida antes que os cibercriminosos possam obter acesso aos dados do seu cliente. Ter tantos obstáculos para impedir os cibercriminosos e evitar que os fraudadores de roubo de identidade obtenham os detalhes dos clientes, que podem incluir o número do Seguro Social, tão importante, é vital, por isso é prudente escolher o melhor disponível.
Embora muitos pacotes de software de segurança e firewall sejam atualizados dinamicamente, vale a pena manter o controle sobre o que sua assinatura faz. Além disso, certifique-se de impedir que qualquer coisa expire, como a expiração de uma conta de assinatura. Enquanto você analisa a configuração do seu software de segurança, também é uma atitude sábia dar uma olhada em como obter um software de criptografia de unidade melhor, se você ainda não o tiver instalado, a fim de cobrir outras bases nos acordos de rede da sua firma de impostos.
Proteção de dados
Se você dirige uma empresa tributária, é altamente provável que precise ter uma quantidade considerável de dados armazenados dentro da empresa. Como também é frequentemente relatado, instâncias de dados armazenados comprometidos são bastante comuns, com muitos sistemas invadidos por fontes externas. Isso significa que você deve tomar medidas para garantir que todos os dados do seu cliente, bem como as informações da empresa fiscal interna, também sejam criptografados.
Cada vez mais, as empresas estão usando as muitas opções diferentes fornecidas por servidores externos e sistemas de backup baseados em nuvem. Muitos deles têm medidas de segurança muito melhores em vigor do que talvez uma empresa independente possa esperar ter. Vale a pena verificar suas opções quando se trata de algo como um dos melhores sistemas de backup baseado em nuvem, já que eles costumam ser surpreendentemente acessíveis.
Se você estiver mudando para uma configuração baseada na nuvem, certifique-se de ser sensato quando se trata de desativar unidades antigas. Qualquer hardware que tenha sido usado em sua empresa de impostos precisará ser limpo; certifique-se de que todos os dados nas unidades tenham sido copiados com antecedência. Embora uma peça de hardware obsoleta, como uma unidade antiga, possa não parecer muito interessante para ninguém, os cibercriminosos podem considerá-la extremamente útil. Portanto, certifique-se de gastar tempo tornando essas unidades antigas ilegíveis.
Monitore o movimento
Não importa o quão grande ou pequena sua empresa tributária possa ser, há uma necessidade constante de monitorar a atividade nas contas de seus clientes. Manter o controle sobre tudo o que pode não parecer ou parecer certo é vital. Uma das ajudas mais úteis para fazer isso é usar o número de Identificação de Arquivo Eletrônico, ou EFIN, que o IRS emite para indivíduos e empresas que foram aprovados como provedores de arquivos eletrônicos autorizados pelo serviço de receita interna.
Você precisará proteger de perto o valor das declarações de impostos que estão sendo apresentadas em sua empresa, o que pode ser feito com a ajuda da EFIN. Isso deve permitir um monitoramento muito mais fácil e permitir que você identifique qualquer atividade de devolução fraudulenta, pois ela precisa ser incluída com todo o material eletrônico de devolução fornecido ao IRS.
No entanto, embora o sistema implementado pelo IRS seja bom, você pode ajudar a causa permanecendo diligente e garantindo que sua empresa de impostos está fazendo tudo o que pode para proteger os dados do cliente. Fique atento a sinais reveladores de atividades fraudulentas e ameaças de cibercriminosos, como devoluções rejeitadas, avisos relativos a devoluções de clientes que ainda não foram arquivadas ou outras irregularidades que podem e devem fazer soar os alarmes.
Denúncia de fraude
Se você se deparar com algo desagradável ou descobrir algo que é flagrantemente fraudulento, a próxima etapa é agir o mais rápido possível. Para violações relacionadas a impostos, você deve entrar em contato com o IRS imediatamente, informando-o dos detalhes. Se você usa os serviços de outras empresas para ajudar a proteger os dados de seus clientes, também deverá informá-los.
No entanto, enquanto tudo isso está acontecendo, também é vital lembrar sobre como proteger as informações confidenciais de seus clientes, portanto, certifique-se de não compartilhar nada com ninguém além do IRS. Mesmo se você usar a ajuda de profissionais externos de TI e segurança, ainda é aconselhável manter o círculo de pessoas envolvidas em qualquer investigação o mais pequeno possível.
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