A comunicação desempenha um papel fundamental nas operações diárias das empresas em todos os setores, tanto interna quanto externamente. E os telefones ainda são um dos métodos de comunicação mais comuns para muitas empresas hoje.
Mas, nos últimos anos, os telefones comerciais passaram por grandes mudanças. Hoje, muitas empresas usam sistemas de telefonia baseados em Voice over Internet Protocol. Esses sistemas permitem que as empresas façam ligações e enviem mensagens por meio de smartphones, tablets, computadores e outros dispositivos conectados à Internet.
A aquisição de um sistema VoIP para sua empresa oferecerá muitos benefícios em comparação com as soluções de telefonia tradicionais. Eles fornecem maior escalabilidade, economia de custos, suporte a vários dispositivos, excelente qualidade de chamada, maior segurança, experiências de usuário impressionantes e muitos outros benefícios.
O que também é ótimo sobre os sistemas VoIP é que eles têm muitos recursos diferentes, como atendedores automáticos, encaminhamento de chamadas, gravação de chamadas, transferência de chamadas, retenção de chamadas, estacionamento de chamadas, filas de chamadas, horário comercial, análise, conferência, música em espera, Mensagens SMS e muito mais.
Se você está procurando um sistema VoIP de nível empresarial, deve ter visto que há muitas opções disponíveis. Mas como você realmente escolhe o caminho certo para o seu negócio? Uma das melhores maneiras de garantir que um sistema VoIP seja adequado para sua empresa é evitar erros comuns, seja fazer pouca pesquisa antes de comprar um sistema, não ter clareza sobre seus requisitos ou algo mais.
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Escolhendo o primeiro provedor que você vê
Existem muitos sistemas VoIP diferentes disponíveis no mercado hoje, e se você estiver procurando por um para sua empresa e estiver extremamente ocupado, é fácil escolher o primeiro provedor que encontrar após uma rápida pesquisa no Google.
Mas se você selecionar um provedor de VoIP sem fazer uma pesquisa prévia e considerar outras opções disponíveis, poderá acabar escolhendo um serviço inadequado para o seu negócio e equipe.
Quando se trata de encontrar o melhor sistema VoIP, é essencial comparar diferentes provedores. Embora isso leve mais tempo, você não vai tomar uma decisão precipitada e terá a melhor solução de VoIP para todo o seu negócio. Ao fazer compras, você pode economizar dinheiro em assinaturas premium e ter acesso a ainda mais recursos.
Não entender as necessidades do usuário e os requisitos de negócios
Comparar diferentes provedores não é o único fator a considerar ao selecionar um sistema VoIP de nível empresarial. Se você não entender o que sua empresa e sua equipe precisam de um provedor de VoIP, corre o risco de perder dinheiro e tempo na implementação de um sistema ineficaz.
Ao pesquisar o mercado em busca da solução de VoIP empresarial perfeita, você deve escrever uma lista de requisitos comerciais, técnicos e de usuário. Isso ajudará você a se certificar de que um provedor em potencial se encaixará perfeitamente em sua empresa. Por exemplo, você pode anotar os recursos de VoIP necessários e verificar se eles são oferecidos por provedores de VoIP em potencial.
Ler análises detalhadas, estudos de caso e depoimentos de clientes também o ajudará a descobrir qual sistema é mais adequado para o seu negócio. O que você não quer fazer é selecionar uma solução VoIP e descobrir que ela não é adequada para o seu negócio no futuro.
Não considerando custos
Deixar de considerar os custos de um sistema VoIP é outra coisa que você deve evitar enquanto procura o melhor provedor. Muitos serviços VoIP oferecem uma variedade de assinaturas pagas e extras opcionais que se adaptam a diferentes empresas. Se você não tiver certeza sobre isso, poderá se inscrever no plano errado ou incorrer em cobranças adicionais mais adiante.
Se você está pensando em comprar um sistema VoIP para sua empresa, recomendamos definir um orçamento claro desde o início e considerar os fatores financeiros de vários serviços. Como acontece com qualquer outro tipo de produto, existem soluções VoIP baratas e caras no mercado. Ao ser claro sobre quanto deseja gastar em um sistema VoIP, você poderá encontrar um serviço que corresponda ao seu orçamento.
A maioria dos provedores tem um resumo claro de preços em seus sites, que definitivamente vale a pena ler. Mas você também deve ser capaz de discutir seu orçamento e os custos de um sistema VoIP falando com as equipes de atendimento ao cliente.
Ignorando as implicações de segurança
Como as soluções de telefonia VoIP são executadas na Internet, sempre há o risco de que os cibercriminosos invadam seu sistema para espionar chamadas telefônicas e roubar informações comerciais valiosas. Como resultado, é fundamental que você considere os riscos de segurança dos sistemas VoIP e garanta que o provedor escolhido mitigue essas ameaças.
Por exemplo, você deve escolher um sistema VoIP que forneça criptografia forte, autenticação multifator, uma política de usuário estrita, uma variedade de protocolos seguros e outros recursos de segurança. Se você não tiver certeza sobre como um provedor lida com a segurança e privacidade do usuário, vale a pena falar com a equipe de atendimento ao cliente.
Aquisição de um sistema não escalável
Se você estiver procurando implementar um sistema VoIP em um negócio de rápido crescimento, a última coisa que você deseja fazer é escolher uma solução não escalonável que não atenderá às necessidades de sua empresa em um futuro distante.
Conforme sua empresa continua a crescer, você sem dúvida precisará criar novas linhas em todo o mundo, adicionar novos funcionários ao seu sistema de telefonia, acessar novos recursos e complementos e muito mais. Os melhores sistemas VoIP de negócios tornam mais simples e rápido fazer essas coisas ao longo do tempo.
Escolha de um fornecedor não confiável ou gratuito
Outra coisa a evitar ao escolher um sistema VoIP é optar por provedores não confiáveis ou gratuitos. Embora a seleção de um provedor gratuito pareça uma ótima maneira de economizar dinheiro em um sistema VoIP, você pode enfrentar vulnerabilidades de segurança, baixo desempenho, nenhum suporte ao cliente, software difícil de usar e outros problemas.
A melhor maneira de garantir que você obtenha o máximo de um sistema VoIP é escolhendo um dos melhores sistemas do mercado. Nossos serviços VoIP favoritos de 2022-2023 são RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP e Phone.com.
Optando por um sistema VoIP não amigável
Sem fazer nenhuma pesquisa sobre os melhores sistemas VoIP para empresas, você pode acabar com um sistema difícil de configurar e usar. Isso causará muitos problemas para o seu negócio, como ter que treinar a equipe sobre como usar um sistema VoIP complicado, funcionários que optam por usar outros métodos de comunicação se o sistema não for amigável e, por fim, mudar de provedor mais adiante.
Uma ótima maneira de verificar se um sistema oferece boa usabilidade é lendo avaliações e depoimentos de clientes. Mas com a grande maioria dos sistemas VoIP oferecendo testes e demonstrações gratuitas, você pode até experimentar um sistema antes de se comprometer com uma assinatura paga. Assim, você saberá se é fácil de usar ou não.
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