O Envoy indica que está “em uma missão de criar o escritório do futuro”, por meio do uso da automação para que você possa trabalhar de maneira mais inteligente. É uma empresa com sede nos Estados Unidos, com escritórios em San Francisco e Kansas City. Ela conta entre seus clientes várias empresas notáveis, incluindo o Exército de Salvação, Mazda, Pinterest e Hulu.
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Características
O Envoy organiza suas funções em uma série de três módulos, que são chamados de Visitantes, Entregas e Salas.
O primeiro módulo, Visitantes, concentra-se no controle de acesso ao escritório. Em vez de esperar que as pessoas estejam na porta do escritório, o controle de acesso começa com o convite para um visitante, com o objetivo de identificar os riscos de segurança antes de sua chegada por meio de listas de visitantes bloqueados. Aqueles que desejam visitar podem ser contatados com antecedência, para perguntas de segurança para uma avaliação pré-visita, ou para que eles assinem um documento legal, como um NDA. Os visitantes também podem ser solicitados a fornecer seus documentos de identidade com foto antes da chegada.
Rooms é uma ferramenta de reserva de salas de conferências, para um compartilhamento mais eficiente de espaço entre os funcionários. Por meio do Envoy Rooms, seus funcionários podem localizar uma sala para uma reunião e os dados sobre o uso da sala também podem ser analisados. A disponibilidade de quartos nas proximidades pode até ser sugerida por meio do Envoy Mobile.
As entregas do Envoy podem criar uma sala de correspondência virtual mais eficiente. Já se foi o tempo em que pacotes e envelopes se amontoavam na sala de correspondência, aguardando classificação e entrega interna. Em vez disso, ele é substituído por um sistema para rastrear os pacotes na chegada às instalações e, em seguida, notificar os destinatários para recolherem seus pacotes conforme sua conveniência. O Envoy faz o trabalho pesado, enviando notificações e lembretes úteis para que os pacotes cheguem aos destinatários pretendidos. Essa abordagem de gerenciamento de entrega pode eliminar muito do trabalho manual para entrega de correspondência.
Um quarto módulo, Protect, está em beta e se concentra em manter os funcionários seguros e saudáveis.
Requisitos de hardware
O hardware necessário para executar o Envoy é bastante comum, embora seja baseado na Apple. Para visitantes, isso funciona em um iPad com iOS 10+, e para Rooms, o requisito é um iPad com iOS 12+. Para entregas, o único requisito é um iPhone para escanear as entregas recebidas. Recomenda-se ter o iPad em um estande para visitantes, e uma impressora de crachás pode ser usada para imprimir passes de visitantes.
Não há suporte para Windows nem Android.
Apoiar
O suporte para Envoy é bastante limitante. Ir para a Central de Ajuda do Envoy não revelou muitas opções.
Havia uma opção de pesquisa, que era uma forma de procurar tópicos predefinidos em um FAQ. As informações são agrupadas por categoria, como “Dispositivos e acessórios”, “Introdução ao Envoy” e “Gerenciamento de visitantes”, entre outros.
A opção alternativa é “Iniciar uma conversa” com a função de bate-papo no lado direito da tela. Infelizmente, não estava disponível nas horas noturnas e, além disso, o horário de funcionamento não estava disponível, exceto a declaração genérica de que "Estaremos online novamente hoje".
Não havia número de telefone direto, nem endereço de e-mail para contato mais direto. Consideramos isso uma lacuna considerável, pois dificulta a obtenção de ajuda específica em situações em que a FAQ pré-configurada não cobre o assunto.
Preços
Em um segmento de produto que muitas vezes tem preços opacos, achamos ótimo que o Envoy publique a maior parte de seus preços em seu site e seja muito mais transparente do que a maioria dos concorrentes. Isso torna muito mais simples ter uma ideia do que são as camadas e os descontos disponíveis antes de lidar com os vendedores.
Na camada mais baixa, há na verdade uma camada gratuita, embora seja limitada. Ele pode suportar apenas um único local e até 50 funcionários, mas ainda pode definir regras para negar uma entrada e criar questionários de saúde para que tenha alguma funcionalidade decente.
Subir de nível é o Standard, que tem um custo de $ 119 (£ 91) por mês para cada local, com um desconto que o reduz para $ 99 (£ 76) por mês por local quando pago anualmente. Esse plano é mais robusto, pois pode atender até 5 localidades, com até 50 funcionários em cada local. Ele não apenas oferece as funções de nível inferior, mas também permite que os visitantes assinem documentos legais.
Designado como o plano mais popular é o Plano Premium. Isso tem um custo de $ 359 (£ 275) por local por mês, que tem um desconto de $ 299 (£ 229) por mês para cada local quando pago anualmente. Este plano é mais flexível, pois pode suportar um número ilimitado de locais e também um número ilimitado de funcionários. Ele tem funções adicionais, que incluem gerenciamento da capacidade do local de trabalho, rastreamento de contatos e personalização do fluxo de entrada por tipo de visitante.
No topo das camadas está o plano Enterprise, projetado para atender às necessidades mais complexas de instalações maiores, com questões de segurança e conformidade. Ao contrário dos três planos inferiores, neste nível, o contato da empresa é um requisito para uma cotação personalizada. Inclui todos os recursos dos planos inferiores e adiciona funções avançadas, como verificações de temperatura integradas, criação de listas de bloqueio internas e a capacidade de escanear IDs e registrar verificações de ID.
Veredicto final
O Envoy fornece uma oferta centrada na Apple para controle de acesso e apreciamos o preço mais transparente, o nível gratuito, embora limitado, e a nova abordagem para o gerenciamento de entrega de correspondência. As deficiências incluem o módulo de segurança, Protect, que permanece em beta, a falta de preços no plano de nível superior e as opções de suporte limitadas. No geral, para uma empresa menor, o Envoy apresenta um caso convincente para si mesmo.
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