Como preparar sua empresa para o trabalho remoto de longo prazo

Muitas empresas estão passando pela mudança mais dramática em como trabalhamos em décadas - se não na história humana recente. Desde a pandemia de 1919, o mundo nunca experimentou uma mudança colossal e repentina em como e onde os funcionários trabalham e como eles se conectam uns com os outros.

Existem indícios de algumas boas notícias. Algum dia, voltaremos ao normal e há alguns sinais de que a pandemia está diminuindo em algumas áreas. No entanto, também há sinais de que a pandemia está ganhando terreno em lugares como a França e o Japão. Uma coisa é certa - os funcionários trabalharão em casa em um futuro próximo e é aconselhável desenvolver planos de longo prazo. Essas dicas podem ajudá-lo a desenvolver uma estratégia agora, em vez de esperar que o problema desapareça.

1. Desenvolva uma estratégia de comunicação de vídeo robusta

A prioridade um, acima de tudo, é usar uma ferramenta de videoconferência que todos usam. Esta é a primeira etapa porque toda empresa precisa descobrir como se comunicar de uma forma que replique o contato pessoal. Existem razões de saúde mental dos funcionários para isso, razões de continuidade dos negócios - e razões financeiras em termos de empresa. Sem uma forma padrão de conexão por vídeo - seja um a um, em grupos menores ou como uma empresa inteira - haverá problemas imediatos. Curiosamente, muitas empresas ainda não fizeram isso e contam com vários aplicativos de chat de vídeo, como Skype, Zoom e até Apple FaceTime.

O problema é que muitas vezes não há uma estratégia de como isso funciona - quem pagou contas na organização, se existem padrões de segurança em vigor ou se o aplicativo de chat por vídeo é executado em dispositivos compatíveis. Muitas vezes não é documentado e há pouca comunicação, principalmente porque essa mudança massiva para o trabalho remoto pegou muitos de nós de surpresa. Mesmo se houver alguns aplicativos padrão e uma boa comunicação, não é robusto o suficiente para lidar com questões como uma reunião com toda a empresa ou um método para comunicar informações urgentes.

2. Faça um contrato de trabalho de casa para empregado hermético

Especialistas jurídicos disseram ao site.com que o contrato de teletrabalho não é mais opcional. O problema é que muitas empresas não tinham um para todos os trabalhadores antes da pandemia, ou ele não tratava totalmente do problema. A maioria já experimentou aqui e ali com arranjos de trabalho remoto, mas não nesta escala. É importante desenvolver um contrato como parte de seu planejamento de longo prazo, começando com uma seção sobre saúde e segurança dos funcionários. Isso os protege e esclarece a posição da empresa, mas também protege o empregador em termos de quanto a empresa é responsável pelo bem-estar dos funcionários. (De acordo com especialistas jurídicos, uma empresa ainda precisa garantir que o funcionário tenha um ambiente de trabalho seguro e saudável, mesmo em casa.)

O contrato deve se expandir para muitas outras áreas. Deve responder a perguntas como: quem é responsável por qualquer serviço de banda larga empresarial e a que custo? Se um laptop comercial fornecido por um funcionário for danificado, quem deve pagar pelos reparos e com que rapidez? Quantas horas o funcionário deve trabalhar e quão flexível é o arranjo em seu horário durante o dia? Quanto mais o contrato esclarecer o que significa trabalhar em casa, melhor. Também é importante não apressar este acordo - para um cenário de trabalho em casa de longo prazo, onde todos estão remotos, o contrato deve ser robusto o suficiente para resistir à tempestade por muitos meses ou até mesmo um ano de trabalho remoto.

3. Reduza os aplicativos e ferramentas que você usa para agilizar o trabalho remoto

Uma das descobertas repentinas de muitas empresas é que elas dependiam de muitos aplicativos e serviços de negócios. Existem empresas que permitem vários serviços de armazenamento em nuvem como Dropbox e Microsoft Onedrive para diferentes equipes, além do armazenamento em nuvem que oferecem usando seu próprio data center ou da Amazon. Essa já era uma situação confusa antes da pandemia. A desculpa da empresa foi que ajudou a força de trabalho a se tornar móvel e permanecer conectada.

Não mais. A abundância de aplicativos usados pelos funcionários (sancionados pela empresa ou não) criou ainda mais confusão e caos, especialmente para o seu help desk e gerenciamento de TI. Além de ser difícil oferecer suporte a tantos aplicativos, os funcionários também ficam confusos e menos produtivos. No decorrer de um dia, eles podem alternar entre o Microsoft Teams e o Slack, entrar em uma chamada do Skype e usar o Zoom em seu iPhone para outra reunião. Ele cria um ambiente agitado de trabalho em casa. O conceito antigo de um “desktop padrão” de repente se tornou muito mais importante, mesmo para empresas menores com uma atitude de “vale tudo”. É muito melhor ter um pacote de aplicativos e serviços mais previsível.

4. Saúde mental

Há um último ponto a ser feito sobre o impacto de longo prazo de administrar uma empresa com uma força de trabalho remota. É fundamental que você pense sobre saúde mental. Trabalhar em casa por uma ou duas semanas não é tão dramático, mas quando os funcionários trabalham remotamente por meses, isso pode criar tensões e estresse que não existiam antes. Mesmo aqueles que trabalharam em casa por anos ou décadas podem se surpreender com os impactos sobre a saúde mental de trabalhar em casa, quando você não tem permissão para se encontrar com as pessoas em um café ou ir às compras no shopping como um descanso.

Qualquer estratégia de longo prazo deve abordar esse problema. Pode haver maneiras de introduzir alguma leviandade no dia de trabalho, para adicionar tempo extra às reuniões do Zoom para “conversar sobre a brisa” ou beber café juntos. Você pode considerar o envio de pacotes de cuidados extras aos funcionários ou a realização de mais sessões do Facebook Live em vez de apenas reunião pelo Skype ou Zoom.

Não deve ser um pequeno acréscimo à sua estratégia de negócios, mas um ponto central - como manter os funcionários engajados e focados, como dar-lhes pausas e margens adequadas, como desenvolver relacionamentos pessoais e cuidar deles sem expectativas de trabalho constantes. Os funcionários que se divertem juntos - mesmo remotamente - trabalham melhor juntos.